摘 要：本文結合人事管理工作的實際，以我校為例，基于Access數據庫平臺，設計開發(fā)適宜高校人事管理信息系統(tǒng)，為學校人事管理構建一個有效的人事信息平臺，實現人事數據的高效、安全、方便實用的查詢和管理，提高了人事管理的效率。
　　關鍵詞：ACCESS；人事管理系統(tǒng)；設計
　　
　　 人事信息管理、統(tǒng)計分析是人事部門一項重要的常規(guī)性工作，數據管理的好壞直接影響到人事管理工作的效率和質量；人事信息具有更新快、復雜瑣碎的特點，實際管理過程中，面臨數據冗余嚴重、更新不及時、工作重復性大、共享困難等問題，信息得不到科學管理與維護，將會大大降低人事管理工作的效率和質量。隨著高校人才隊伍的日益壯大、互聯網和信息技術的迅速發(fā)展，人力資源管理也隨之步入了數字化時代。然而，目前開發(fā)人事信息數據庫管理系統(tǒng)的高校并不多，且高校現有的人事信息管理系統(tǒng)各異，沒有形成一種有效管理模式；商業(yè)性開發(fā)的人事管理系統(tǒng)，主要面向企事業(yè)單位，價格昂貴，功能雖全但缺乏個性化需求，難以適應高校人事信息管理的需要。
　　 本文結合我校人事管理工作實際，以數字化校園建設為契機，基于Access數據庫開發(fā)工具，在深入研究高校人事管理特點和人事信息構成的基礎上，通過對我校教職工信息類別、結構、特點進行分析研究，設計開發(fā)了適應高校人事管理特點的人事信息管理系統(tǒng)，為學校人力資源管理、分析、決策提供信息平臺。
　　1 功能需求分析
　　 在人事管理過程中，學校不同部門經常需要人事管理部門提供即時的教職工按職稱、學科、學歷、崗位、部門等分類人事統(tǒng)計信息，如果沒有人事管理系統(tǒng)，統(tǒng)計起來非常麻煩，而且耗時。本系統(tǒng)從人事日常管理工作需求出發(fā)，基于人事統(tǒng)計的需要，設計開發(fā)的系統(tǒng)主要滿足以下功能需求：
　　 （1）用戶管理：系統(tǒng)設置了三類用戶：管理員、信息維護人員、普通用戶。不同用戶擁有不同的權限，管理員擁有最高權限；其他用戶登錄系統(tǒng)時，因權限的不同，所能進行的功能操作是不同的。
　　 （2）信息查詢：為學校不同部門提供即時的教職工信息查詢功能，如查詢教職工職稱、崗位、學歷學位、職務變動、工作經歷等信息，制作干部名冊等。
　　 （3）信息統(tǒng)計：輸出各類統(tǒng)計報表、統(tǒng)計圖、統(tǒng)計報告信息，用以反映教職工學歷學位結構、學科和學緣結構、崗位、部門人才情況、人員變動情況等。
　　 （4）系統(tǒng)維護：滿足人員信息的增加、修改、刪除功能；即時更新員工信息；備份、修復系統(tǒng)數據，減少數據冗余。
　　2 系統(tǒng)功能模塊
　　 相對應系統(tǒng)的功能需求，本系統(tǒng)設計分5大功能模塊：用戶信息、信息查詢、數據統(tǒng)計、數據維護、系統(tǒng)維護等模塊（如圖1）。
　　 用戶維護功能主要滿足不同用戶登錄、密碼的修改、系統(tǒng)研制等功能，根據用戶登錄類型，系統(tǒng)提供相應的功能，管理員有更改、刪除、新增系統(tǒng)人員信息等所有功能；其他用戶主要有不同級別查詢等功能。
　　 信息查詢提供了各種按類型查詢教職工信息的功能，通過查詢可實時提供教職工總體情況、各類人員情況、在崗和不在崗人員情況、干部名冊制作等。
　　 數據統(tǒng)計主要滿足人員分類統(tǒng)計、教職工人員數據分析等功用；實時提供按單位、職稱（職務）、學歷（學位）、人員變動等條件，統(tǒng)計人員數據，并繪制統(tǒng)計圖，形成數據統(tǒng)計報告等。
　　 數據表維護實現對系統(tǒng)基礎數據表的信息更新、設計等。系統(tǒng)維護方便了系統(tǒng)數據的備份、修復、數據導入、導出等功用。
　　3 系統(tǒng)設計
　　 本系統(tǒng)是基于面向對象的Access數據庫開發(fā)工具，充分利用了它的界面友好、操作容易、設計方便的優(yōu)點，開發(fā)者只需要掌握很少的語言編程技術就可進行數據管理系統(tǒng)的開發(fā)，而且開發(fā)的數據庫系統(tǒng)維護方便，系統(tǒng)開發(fā)過程見圖2。
　　 我校現有在職教職工1500余人，退休人員800余人；在職教職工中，高級職稱人員占34%，博士占16%，90%以上具有大學本科及以上學歷，其中，具有碩士及以上學位的占67%，平均每年有一百多人參加各級各類學歷、學位、學科繼續(xù)教育，平均每年新進、調出、退休的人員有近百人，每年職稱、職務、崗位變動的人員多達數百人。
　　 本系統(tǒng)重點選擇了教職工的專業(yè)結構、學科結構、學緣/地緣結構、繼續(xù)教育情況等主要信息和其他基本信息項，在數據分析、歸類的基礎上，設計了教職工基本信息表格、單位表、崗位編號表、員工編號表、職稱資格表等基礎表格；再依據系統(tǒng)功能需求，設計系統(tǒng)登錄界面、數據維護（圖3）、查詢和統(tǒng)計報表等窗口，并對設計結構進行功能檢測，各項功能滿足功能需求則設計完成，否則重新設計調試，直到系統(tǒng)設計滿足功能需求。
　　4 本系統(tǒng)的特點
　　 系統(tǒng)設計時充分展現了計算機應用于人事管理的優(yōu)勢，給系統(tǒng)應用者提供了盡量多的方便，例如檢索迅速、查找方便、保密性好、成本低等特點，主要特點有：
　　 1）視窗化操作界面，通俗易懂；
　　 2）數據格式統(tǒng)一，錄入迅速、規(guī)范；
　　 3）數據即時更新，冗余少；
　　 4）數據統(tǒng)計結果即時、方便、準確；
　　 5）開發(fā)成本低、保密性好。
　　 人事數據信息管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程，開發(fā)難度大，技術性要求強，本系統(tǒng)基于本人個人的水平開發(fā)，對我校人事數據管理起到了很好的效果，具有一定的借鑒和推廣意義。
　　
　　參考文獻：
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　　基金項目：江西農業(yè)大學青年基金：基于Access的高校人事信息管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)

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