摘 要:檔案管理向信息化發(fā)展,是時代的必然,信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法,最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗,探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
　　 關鍵詞:檔案管理 信息化建設 電子文件
　　
　　 引 言
　　 隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設,力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
　　 一、檔案信息化建設的主要內(nèi)容
　　 (一)信息化的基礎設施建設
　　 軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
　　 (二)檔案信息資源建設
　　 檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
　　 (三)檔案的標準和規(guī)范建設
　　 標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。
　　 (四)檔案信息化的應用系統(tǒng)建設
　　 這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣,關系檔案信息化建設的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益。
　　 (五)信息化人才隊伍建設
　　 這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術快速發(fā)展,掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用,對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現(xiàn)代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作,是適應時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求,也是提高服務水平的唯一途徑。
　　 二、加強檔案管理信息化建設的對策
　　 (一)建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)
　　 在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設,根據(jù)系統(tǒng)建設需求,采購必要的硬件設備,為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
　　 (二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵
　　1.電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。
　　 2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
　　 3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
　　 4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
　　 總之,加快檔案信息化建設的步伐,是提高交通運輸管理水平的重大舉措,在改善交通運輸狀況,發(fā)展經(jīng)濟方面發(fā)揮著重要的作用�！�
　　
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