摘 要：信息化時代的到來，對技工院校檔案管理規(guī)范化水平提出了更高的要求。作為學(xué)院檔案管理部門，要勇于面對信息化時代對檔案管理工作的挑戰(zhàn)，以信息化的思維與視野，解放思想，把握機(jī)遇，進(jìn)一步理順和規(guī)范檔案管理流程，提升檔案管理科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變。
　　關(guān)鍵詞：技工院校；檔案；信息化
　　一、實(shí)施檔案信息化管理的重要意義
　　檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息收集和處理技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和分析。實(shí)質(zhì)上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實(shí)物保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)字化存儲與分析處理，并為師生和社會提供服務(wù)。實(shí)施檔案信息化管理，目的在于推動檔案管理模式創(chuàng)新，以滿足學(xué)院師生對檔案資源的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價值，提高檔案利用效率，更好服務(wù)教學(xué)科研和行政管理工作。檔案信息化是學(xué)院信息化建設(shè)的基礎(chǔ)要素和核心內(nèi)容，對提升學(xué)院整體辦學(xué)層次和水平具有重要作用。
　　二、檔案管理面臨的形勢和挑戰(zhàn)
　　理念是行動的先導(dǎo)，檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎(chǔ)和指引。在新時代和新形勢下的檔案信息化工作，需要轉(zhuǎn)變理念，打破常規(guī)，推陳出新，例如傳統(tǒng)的檔案管理人員大多是由辦公室人員兼任的，檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)較少，檔案業(yè)務(wù)水平不高，因此對檔案工作的重視程度和認(rèn)識程度不高，簡單把檔案管理解為資料收集與整理。要實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化和信息化，必須在聘用檔案管理人員標(biāo)準(zhǔn)方面轉(zhuǎn)變理念，以檔案管理相關(guān)專業(yè)人才為主，同時配備在計算機(jī)應(yīng)用與管理等方面的人才，為提升專業(yè)化和信息化水平提供保障。
　　檔案信息化對檔案管理制度也提出了新的要求。實(shí)物檔案與電子檔案有不同的特點(diǎn)，在保存與管理方面也有不同的要求。相對于實(shí)物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點(diǎn)。在檔案信息化過程中，電子檔案的管理數(shù)量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環(huán)節(jié)都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過程中還會存在大量的數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換工作，如何在這個過程中包裝檔案的正確性、連續(xù)性和可讀性也需要在管理制度上進(jìn)行變革。
　　傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式有兩個顯著的特點(diǎn)，即單向的和被動的。所謂單向的是指檔案服務(wù)工作只是對上不對下，普通師生和部門一般組織無法獲取檔案信息。而被動的特點(diǎn)則是指檔案部門只是被動的接受檔案信息的查詢服務(wù)。但是信息化時代對檔案管理提出了新的要求：需要開放的、便捷的檔案信息服務(wù)。
　　檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時，也為數(shù)字化檔案的安全管理問題帶來了新的挑戰(zhàn)。電子檔案與實(shí)體檔案最大的不同就是易改性。實(shí)物檔案的修改需要較高的技術(shù)要求，而且容易進(jìn)行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，保證檔案真實(shí)性。另外檔案信息管理系統(tǒng)也容易遭受來自技術(shù)層面的挑戰(zhàn)，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。
　　三、檔案信息化對檔案管理帶來的機(jī)遇
　　經(jīng)濟(jì)全球化和信息化是社會發(fā)展的總趨勢，作為衡量一個國家和地區(qū)綜合實(shí)力的重要標(biāo)志，信息化水平成為國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要組織部分。在檔案管理范圍內(nèi)，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費(fèi)，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數(shù)據(jù)時代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務(wù)。而檔案部門借助信息技術(shù)，整合本部門的檔案資源，一方面節(jié)約用戶的查找信息的時間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規(guī)�；�的信息集合，有利于信息資源的開發(fā)和預(yù)測，而預(yù)測正是大數(shù)據(jù)的精髓。
　　檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理的理念和制度提出挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)也為檔案管理工作更新管理模式，創(chuàng)建適合信息化社會的管理制度提供了良好的機(jī)遇。借助檔案系統(tǒng)的信息化進(jìn)程，構(gòu)建與完善科學(xué)有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強(qiáng)數(shù)字化電子文件的監(jiān)控與管理，提升電子檔案的比例。同時要針對新的檔案管理模式，完善相關(guān)的檔案法律法規(guī)制度。盡可能地建立合理的管理和分配機(jī)制，開展檔案信息的管理工作。
　　四、檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
　　傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化管理的需求，急需要對現(xiàn)有的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。在信息化社會的背景下，檔案管理部門與其他組織機(jī)構(gòu)及檔案信息提供部門之間的聯(lián)系和工作銜接變得更加緊密。業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實(shí)施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業(yè)務(wù)流程要適應(yīng)檔案信息化管理就必須進(jìn)行重構(gòu)。首先是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，理清并記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)產(chǎn)生并存儲的地址、數(shù)據(jù)長期保存的方式方法、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的途徑和接口標(biāo)準(zhǔn)等。其次要建立標(biāo)準(zhǔn)和制度，制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案信息即時、長久、有效地保存。
　　檔案資源的質(zhì)量直接影響了信息化檔案管理與提供的數(shù)據(jù)服務(wù)的效果。目前學(xué)院應(yīng)用了各式各樣的信息化系統(tǒng)，包括辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等。這些信息化系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了必要的信息員，同時大部分檔案信息也來自于這些數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。要建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，就必須將檔案部門的信息管理系統(tǒng)納入整個政府和各級組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設(shè)和社會信息化建設(shè)同步對接。完成政府和各級組織實(shí)體檔案數(shù)字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數(shù)據(jù)備份。
　　在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，組織與部門要想快速發(fā)展，就必須有自身的核心業(yè)務(wù)和核心競爭力。而檔案管理部門的價值就在于為有需要的用戶提供準(zhǔn)確、充足的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復(fù)印件、檔案檢索等。但是這些服務(wù)已經(jīng)不能滿足信息化社會的需求。一是要拓展服務(wù)功能，利用檔案信息的整理、組織和開發(fā)創(chuàng)造更好的信息資源服務(wù)條件，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)、全文檢索技術(shù)等信息技術(shù)，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準(zhǔn)率。二是要拓展服務(wù)范圍。將傳統(tǒng)的查閱服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)化，提供更加精準(zhǔn)的專業(yè)化和個性化的服務(wù)，研究用戶的信息需求，分析他們利用數(shù)據(jù)解決問題的方法以及查詢問題的特點(diǎn)和要求，來拓展服務(wù)范圍。
　　檔案信息化建設(shè)賦予了檔案管理新的內(nèi)涵，轉(zhuǎn)變了檔案工作人員的工作理念和方式。首先工作對象由實(shí)體拓展到了數(shù)字代碼，工作方式由傳統(tǒng)模式拓展到了網(wǎng)絡(luò)模式，由被動查詢轉(zhuǎn)化為主體提供咨詢服務(wù)。這些轉(zhuǎn)化對檔案管理的人力資源建設(shè)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。立足目前檔案人才儲備特點(diǎn)，提升工作人員信息素質(zhì)，打造新能力、新知識、新技術(shù)的復(fù)合型檔案人才隊伍。要重視人才的培養(yǎng)工作，加強(qiáng)培訓(xùn)和深造。同時引入人才激勵機(jī)制，激發(fā)檔案工作人員的挑戰(zhàn)欲和創(chuàng)造力。還要創(chuàng)新人才管理方法，讓檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到質(zhì)的飛躍。
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