電子信息數(shù)據(jù)管理規(guī)定 一、目的 為適應(yīng)公司電子信息化發(fā)展需要，充分利用數(shù)據(jù)資源為生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和決策服務(wù)，保證各類信息合理、有序流動和公司重要信息安全，保障公司健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，特制定本規(guī)定。

　二、適用范圍 1、本制度適用于貴州非常名商貿(mào)有限公司所有部門和員工的電子信息數(shù)據(jù)的管理。

　2、電子信息數(shù)據(jù)定義：指基于計算機(jī)、各類管理系統(tǒng)和現(xiàn)代信息管理等電子化技術(shù)形成的文字、圖片、視頻、圖形符號、數(shù)字、字母等客觀資料，以下全部簡稱“數(shù)據(jù)”。

　三、職責(zé)界定 1、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)的整理、分類和匯總，定期于本部門備份并復(fù)制至秘書處，對數(shù)據(jù)的完整性和有效性負(fù)責(zé)； 2、各部門分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)分管部門數(shù)據(jù)備份工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核； 3、秘書：備份數(shù)據(jù)的收集、按部門和年份分類建檔，對數(shù)據(jù)媒介進(jìn)行保管，根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的指令對數(shù)據(jù)進(jìn)行分配、傳遞和復(fù)制； 4、總經(jīng)理：是數(shù)據(jù)管理的最高決策人，對數(shù)據(jù)管理中的優(yōu)秀員工或履行不力員決定獎勵或懲處。

　四、管理要求 1、各部門數(shù)據(jù)每兩周進(jìn)行一次整理、匯總、備份并復(fù)制秘書處； 2、秘書處的數(shù)據(jù)必須于計算機(jī)和移動硬盤各備份一份； 3、各部門的數(shù)據(jù)未經(jīng)分管理領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員復(fù)制、傳遞和查閱； 4、公司客戶數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息、重大經(jīng)營決策信息、產(chǎn)品開發(fā)信息及其他需要保密的數(shù)據(jù)，任何人不得以任何形式對外泄露。如有違反，一經(jīng)查實，公司根據(jù)造成后果嚴(yán)重程度，酌情給予處罰 500-2000 元每次，對公司造成 1 萬元及以上經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人全部承擔(dān)賠償責(zé)任并根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)移交公安機(jī)關(guān)處理； 5、任何人不私自復(fù)制、查閱與本崗位工作無關(guān)的公司數(shù)據(jù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按 200 元每次進(jìn)行處罰。

　6、各部門必須建檔并備份的數(shù)據(jù)包括但不限于以下內(nèi)容 6.1 人力資源部

�。�1）員工入職案，包括入職約定書、保密協(xié)議、入職告知書、辦公用品領(lǐng)用表、應(yīng)聘登記表、員工手冊考試卷、員工勞動合同等； （2）員工花名冊及入、離職檔案、員工培訓(xùn)及員工獎懲資料等； （3）各招聘平臺、渠道的賬號及密碼； （4）社保、公積金賬號及密碼； （5）備用人才資料； 6.2 行政部 （1）公司各類證照掃描件，股東和法定代表人身份證掃描件等證照相關(guān)資料； （2）電話號碼清單、物業(yè)、水電、繳費(fèi)信息及聯(lián)系方式； （3）網(wǎng)絡(luò)寬帶、企業(yè)內(nèi)部 WIFI、企業(yè)年報賬號及密碼信息； （4）通訊、辦公設(shè)備、車輛售后及維護(hù)單位聯(lián)系方式及其他信息； （5）餐飲、住宿協(xié)議合作單位名單、聯(lián)系方式； （6）公司行文的管理規(guī)章制度、總經(jīng)理批復(fù)文件、會議紀(jì)要、工作計劃和總結(jié)等文書資料； 6.3 客服部 （1）客戶檔案資料、客戶交易記錄等與客戶相關(guān)的信息資料； （2）T+系統(tǒng)企業(yè)用戶賬號及密碼、客服系統(tǒng)用戶賬號及密碼； （3）部門各應(yīng)用系統(tǒng)的售后服務(wù)單位的聯(lián)系方式； （4）實施客戶服務(wù)過程中產(chǎn)生的音視頻資料； （5）部門技能培訓(xùn)資料； 6.4 電商部 （1）各平臺的賬號及密碼； （2）電商運(yùn)營平臺的合作單位聯(lián)系方式； （3）電運(yùn)運(yùn)過程中產(chǎn)生的各類文案、圖片、音視頻資料； （4）產(chǎn)品清單、活動方案、客戶檔案信息； （5）部門技能培訓(xùn)資料； 6.5 采控部 （1）供應(yīng)商檔案資料，包括供應(yīng)商聯(lián)系方式、產(chǎn)品、價格等信息資料； （2）各類采購合同、協(xié)議； 6.6 開發(fā)部

�。�1）產(chǎn)品開發(fā)中產(chǎn)生的各類文字、圖片、音視頻資料等； （2）合作單位的聯(lián)系方式； （3）各類合作合同、協(xié)議； 6.7 物流部 （1）物流合作單位的聯(lián)系方式； （2）貨品出入庫數(shù)據(jù)。

　6.8 市場部 （1）市場調(diào)查取得的數(shù)據(jù)和信息； （2）市場分析報告 （3）部門政策、活動文案和相關(guān)資料 6.9 銷售部 （1）貨品銷售數(shù)據(jù)和銷售分析相關(guān)資料； （2）部門銷售政策、活動文案和相關(guān)資料。

　6.10 財務(wù)部 （1）財金蝶財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份，用友軟件數(shù)據(jù)備份（按年）據(jù)； （2）各公司電子財務(wù)報表、納稅申報表、所得稅匯算清繳表（按月、年）; （3）各公司增值稅網(wǎng)上納稅申報的賬號及密碼； （4）各公司對接的稅務(wù)區(qū)域、稅務(wù)專管員、聯(lián)系方式等； （5）統(tǒng)計直報平臺網(wǎng)站賬號及密碼； （6）三步曲公司線上銷售帳號及密碼； （7）各公司網(wǎng)上銀行 U 盾登陸、復(fù)核賬號及支付密碼；支付寶、微信賬號及密碼等； （8）財務(wù)各類相關(guān)制度（電子版與紙質(zhì)版）； （9）資金計劃表（按月、季、年，電子版與紙質(zhì)版）； （10）月度，季度及年度工作計劃及總結(jié)； （11）員工個稅專項扣除信息表（按月、年）； （12）公司融資貸款、借出款及個人往來款臺帳（按月、年）； （13）出納現(xiàn)金銀行日記帳臺帳（按月、年）； （14）押金、保證金臺賬，庫存物資（酒類、包材類、固定資產(chǎn)、辦公物資類、禮品類、其他存貨等）的進(jìn)銷存臺賬（按月、年）； （15）應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款電子臺賬（按月、年）；

�。�16）宏圖客戶收款明細(xì)及結(jié)算返點(diǎn)相關(guān)電子臺帳； （17）各公司紙質(zhì)財務(wù)原始憑證及原始單據(jù)、納稅申報表、所得稅匯算清繳、賬簿（按月、年）； （18）各公司紙質(zhì)銀行對賬單；每月現(xiàn)金和銀行存款盤點(diǎn)表需簽字（按月）； （19）紙質(zhì)庫存物資盤點(diǎn)表需簽字（按月、年）； （20）各公司紙質(zhì)銀行開戶資料； （21）紙質(zhì)版亮天下，醬香源，文興酒業(yè)金稅盤； （22）各公司法人章（梁小麗、汪利、汪鵬、雷凱、汪倫、汪翠先、葉斌、梁肇江、袁家卓)，亮天下發(fā)票章； （23）汪利及余國素銀行卡，現(xiàn)金、轉(zhuǎn)帳支票，回單卡； （24）金蝶財務(wù)軟件加密狗； （25）月度，季度及年度工作計劃及總結(jié)； （26）各公司增值稅網(wǎng)上納稅申報的賬號及密碼；統(tǒng)計直報平臺網(wǎng)站賬號及密碼；三步曲公司線上銷售帳號及密碼；各公司網(wǎng)上銀行 U 盾登陸、復(fù)核賬號及支付密碼；支付寶、微信賬號及密碼等。

　五、其他附則 1、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)制定和修改，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行； 2、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。

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