秘書信息工作教材 信息工作>信息的分類[中級]

　 信息分類 (一)學習目標 要掌握信息分類的程序和方法，并在實際工作中能加以運用。

　(二) 分類的程序 公關信息資料的分類是根據(jù)公關信息資料的特點來進行的。特點相同的公關信息資料歸為一類，通常稱為母類。在母類下再劃分出不同的類別，叫子類。在子類下面還可根據(jù)具體情況劃分出若干小類，從而形成有秩序、有層次的一個分類體系。這就是公關信息資料分類的基本原理。根據(jù)這個基本原理，公關信息資料的分類過程一般可以分為以下幾個環(huán)節(jié)：(1)辨類：即對公關信息資料類別的分辨。公關信息資料要歸類，首先就必須辨類。只有通過辨類，才能把有關信息資料歸入到分類體系中的相應類目。辨類實際上是對公關信息資料進行主題分析，分辨其所屬類別的過程。(2)歸類：公關信息資料經(jīng)過辨類，就要進行歸類。辨類和歸類是兩個不可截然分割的環(huán)節(jié)。歸類也就是從主題分析轉(zhuǎn)換成分類歸檔，即依據(jù)辨類的結果，使公關信息資料在分類體系中各就各位的過程。在歸類中，由于一件資料可能從不同的角度反映和表現(xiàn)不同的主題內(nèi)容，為了有效地利用，還有必要使用"互見"、"分析"、"參照"等辦法進行多角度揭示。

　(三)相應知識 公關信息資料的分類可以有多種方法，通常有：1.按對象分類。這種方法常用于對書信等往來文件的分類。文件的名稱就是對象的姓名，取出文件一看，過去的書信往往一目了然，十分方便查閱。與此相仿，在公共關系工作中，根據(jù)不同的公共關系對象進行分類，同樣可以收到類似的效果。2.按主題分類。這是一種根據(jù)公關信息資料所反映的主題進行分類的方法。在大型公共關系機構中，由于事物繁多，情況復雜，各種主題的活動都可能開展，各種主題的信息資料都可能有大量搜集，因此，按主題分類，有利于集中地為相應主題的公共關系活動提供所需的信息資料保證。3.按形式分類。即將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報刊文章等按形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時間細分，形成一種按形式匯集的文檔。這種分類有利于及時查找到同種形式的多件信息資料，但往往內(nèi)容主題不能集中。4.按來源分類。即將公關信息資料根據(jù)其來源作出分類，把相同來源的信息資料歸在一起。如，來自上級主管部門的信息、來自某一信息中心的信息、來自咨詢機構的信息，來自組織內(nèi)某一部門的信息、來自消費者方面的信息等。這種方法有利于對公關信息資料內(nèi)容的權威性、可靠性、真實性作出判斷，但綜合性能較差。5.按信息內(nèi)容分類。即根據(jù)公關信息資料所反映的內(nèi)容進行相應的區(qū)分。如，可將公關信息分為：組織狀況信息、公眾狀況信息、媒介狀況信息、環(huán)境狀況信息、公共關系案例等類。在各類之下，再依據(jù)其內(nèi)容情況區(qū)分為若干小類。這是公關信息分類中較好的一種方法。6.按通用分類表分類。即根據(jù)公關信息資料的情況，借助于"圖書資料分類法"或"檔案分類法"等進行分類。一般地說，對于綜合性強。涉及面廣、擁有公關信息資料數(shù)量較多的公共關系咨詢公司的信息中心，可以考慮參用此法；對于公關信息資料較少的公關部門則沒有多大必要，而可以采用自編分類表的方法分類。

　(四)注意事項和要求 為了確保公關信息資料的分類做到準確、適用，分類工作應遵循一定的原則，主要的是：1.適用性原則。公關信息資料的分類。因此，必須遵循適用性原則，也即分類要本著以用為重的原則來進行。2.綜合性原由。分類的目的不在于對公關信息資料進行詳盡的區(qū)分，而是要進行分類綜合化，即能使相應的公關信息資料得以集中。因此，分類要貫徹綜合性原則。3.漸進性原則。分類不能從細微之處開始，它應按照下列順序進行：上位概念(大分類)→中位概念(中分類)→下位概念(小分類)。只有這樣，才能保證分類工作的正常進行。4.相斥性原則。即經(jīng)過分類而形成的類別都應有著明確的定義，類別間不能有概念的重復和欠缺。若無

　法避免概念之間的重復和欠缺，還應以其他方法，如說明等加以限定和補充。5.并置性原則，即經(jīng)過分類而形成的類別是相似概念或有關聯(lián)的概念，在分類體系中應排列在相近的位置，而關聯(lián)性較小的應排列在較遠的位置。這樣便于對信息的查取和合理開發(fā)利用。

　信息工作>信息的存貯[中級]

　 信息存貯 (一)學習目標 能夠運用信息存貯的方法。將文件、圖表、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)、檔案材料等信息有序貯存，或輸入電子計算機或終端設備，存放起來，以備隨時調(diào)出使用。信息貯存，簡單地說，就是建立信息庫。它不同于一般的物質(zhì)貯存，它需要進行嚴格的登記、科學的編碼和有序的排列。

　(二)信息存貯的步驟 1.登記 信息工作人員(或機構)在獲得各種形式和內(nèi)容的信息資料后，首先要進行登記，以建立存入的信息資料的完整記錄。信息資料的登記可分為總括登記和個別登記兩類。總括登記一般只登記藏入冊數(shù)、種類及總額等，反映一個信息庫內(nèi)所藏入的信息資料的全貌。個別登記是對每一類，每一份，每一冊信息資料的詳細記錄，以便掌握各類信息資料的具體情況。登記的作用有以下幾個方面：可以掌握藏入信息資料的變化情況，發(fā)現(xiàn)缺漏，便于補充配套。

　2.編碼 信息資料的具體形成是多種多樣的。為了便于管理和利用，特別是為了適應電子計算機處理信息的要求，需要對各類信息資料進行統(tǒng)一編碼。信息資料的編碼結構一般由字符(可以是字母，如 26 個英文字母；也可以是數(shù)字，如 0~9 阿拉伯數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結合成為組合數(shù)據(jù)。它應表現(xiàn)出信息資料的組成方式及其相互關系。

　信息資料編碼應注意以下幾個原則：選擇最小值的代碼。因為代碼值的增加，工作人員的工作量也就隨之增加，勢必會導致差錯率上升，給工作造成困難。盡可能地使用現(xiàn)有的編碼與通用符號，以便容易與其它方面銜接。編碼要考慮到發(fā)展遠景，以便適應社會生活的變化，在進一步充實信息時不至于發(fā)生紊亂，能保持編碼的系列性。

　一般來說，信息資料編碼的步驟為：分析編碼的信息資料--選擇最佳的編碼方法--確定數(shù)碼的位數(shù)，以保證代碼能包含較多的內(nèi)容，為發(fā)展提供余地，并使代碼的含義直觀明確。在信息工作實踐中，人們創(chuàng)造了信息資料編碼的多種方法，運用最廣泛的是分類編碼法。如：

　1000 ---- ××市場信息資料 1100 ---- ××市場紡織信息資料 1110 ---- ××市場化纖織品信息資料 1111 ---- ××市場純滌綸銷售信息 1112 ---- ××市場混紡織品銷售信息 1113 ---- ××市場毛滌織品銷售信息 …… 這種方法是利用阿拉伯數(shù)字的十進位數(shù)，按后繼數(shù)字來分別信息資料的大小類，進行單獨的編碼。采用這種編碼方法，左邊的數(shù)碼表示大類，向右排列的數(shù)碼依次標示更細的小類：

　1000 ---- ××市場信息 2000 ---- ××市場信息 3000 ---- ××市場信息 4000 ---- ××市場信息 3.存放排列 科學地存放排列信息資料，是為了便于查找利用。這對于信息資料豐富、服務對象又多的單位來說，尤為重要。通常有四種排列方法：按來源部門排列。這就是按信息資料來源地區(qū)和部門(結合時間順利)依次排列。這種排列的優(yōu)點是便于查找信息源，但需較大的存放空間。按信息資料內(nèi)容排列。任何一件信息資料都有它確定的主要內(nèi)容，將資料內(nèi)容進行分類后依次排列，便于查找利用。按資料形式排列。信息資料存在的形式多種多樣，如圖書、期刊、報紙、內(nèi)部資料、錄音帶等不同形式分類排列，便于做到存放整齊。信息資料的排列要按照各單位的具體情況來決定存放方法。原則是便于存放和查找。無論選用哪一種排列方法，一經(jīng)確定，就應保持相對穩(wěn)定，當然也要根據(jù)資料情況的變化而改變排列存放方式。

　4.信息檢索

　檢索就是從信息庫或信息資料檔案整體中找出所需要的信息資料。檢索分手工檢索和電子計算機檢索兩種。手工檢索信息資料，需要憑借檢索工具。檢索工具是了解和查找信息資料的入門依據(jù)。檢索工具能夠指明資料的存在，提供查找的線索；能夠提示信息資料的內(nèi)容，幫助人們比較、選擇和鑒別。因此信息資料的檢索關鍵是檢索工具。檢索工具有四大類，它們分別為：目錄、文摘、索引和信息資料指南。對信息資料進行準確簡化的再現(xiàn)。它的基本作用是用來識別或代替閱讀原文。文摘可分兩大類，一類是指示性文摘又稱簡介，是一種篇幅簡短的摘要；一類是報道性文摘，是原文要點的較詳細的摘要。索引，可分兩種，一種是篇目索引，用來指明資料的出處，另一種是內(nèi)容索引，即將資料中的事件、人名、地名等一一摘錄出來，分別按順序排列，并指明它們的出處。人們可以借助索引，查到隱藏于眾多而龐雜的資料中有關信息的出處。信息資料指南，這是一種新的檢索工具，目前正在陸續(xù)出現(xiàn)。如"手表行業(yè)指南"這種小冊子，既有歷史資料，又有近期資料。人們只要看看它，就可以對手表的歷史與現(xiàn)代有所了解。這是經(jīng)過高度加工了的信息資料檢索工具，實用價值很大。信息資料檢索工具，是對所貯存信息資料進行再加工的一種產(chǎn)品。它的形式有書本式、期刊式、卡片式等等。資料工作人員理應精心編制檢索工具，以便使繁雜的信息資料能夠及時廣泛地為人們所利用。

　(三)相應知識 任何一項工作都要按照一定的規(guī)律運轉(zhuǎn)，信息工作也必須有一整套適應自身特點的規(guī)范化的工作程序、工作標準和工作要求。實踐表明，只有按照信息工作的規(guī)律，建立起嚴格的配套的工作制度，信息工作才會科學、正常、連續(xù)地運轉(zhuǎn)，才能夠穩(wěn)定地提高工作效率和質(zhì)量。

　信息工作主要應當建立和完善以下一些制度。

　1.信息工作組織制度 信息工作部門應有標明本機構職能及工作要求的說明；對其工作人員應有體現(xiàn)職、責、權一致的職位規(guī)范及各項要求；對信息人員的組織、信息網(wǎng)絡的管理、信息工作的監(jiān)督等應制定一套完整的內(nèi)部管理制度，保證信息工作進入科學化管理的軌道。

　2.信息傳遞制度 首先，要制定定期下發(fā)《報送信息參考要點》制度，加以指導，引導基層信息機構及時收集，報送對路的信息。其次，各級辦公部門對隸屬的網(wǎng)絡單位應規(guī)定報送信息的數(shù)量、質(zhì)量和時間等要求，對重大問題和突發(fā)性事件要快收、快送，對漏報、遲報和誤報重要信息的要給予處理。再次，制定逐月、逐季、逐年各網(wǎng)絡單位信息報送、采用情況通報制度，鼓勵先進，督促后進。

　3.信息專報制度 專報工作實行專人、專題、專向，根據(jù)不同層次的不同需求，提高信息的有用率，對信息進行合理分流。各級信息機關應建立對上級領導機構的信息專報制度，反映上級領導機關決策需要的本地區(qū)、本部門的重要情況。這種信息針對性強，內(nèi)容集中，篇幅較短，有利于迅速編發(fā)傳遞，能有效地提高上報信息的質(zhì)量。

　4.信息專題分析制度 在不同時期，根據(jù)領導所關注的"熱點"確定專題，不定期地召集有關部門信息工作人員進行專題分析研究。在開會之前三、四天先發(fā)書面通知，告訴會議議題，請信息工作人員做好會前準備。會后要形成若干有情況、有分析、有建議的較高層次的專題材料。

　5.信息貯存制度 為了提高信息的使用率，需要對暫時不直接進入使用的信息資料和已經(jīng)使用過的信息資料，分門別類加以貯存，以備查用。這一工作也需要用制度固定下來，防止信息資料的丟失、流散。

　6.信息編輯制度 規(guī)定信息編輯必須及時閱讀處理當日各種信息稿件，按輕重緩急提出處理意見。對要件、急件做到不漏送、不誤時，編輯時要根據(jù)服務層次的不同，堅持適用對路原則，注重信息的綜合開發(fā)和深度加工，避免并力求杜絕政治錯誤的重大事實失真，重要材料要復校，有重大文字改動的內(nèi)容，要經(jīng)審稿簽發(fā)者同意。

　7.信息審批制度 為保證信息的質(zhì)量，盡量減少差錯和失誤，編發(fā)信息資料要規(guī)定一定的審批環(huán)節(jié)，審批手續(xù)不應太繁瑣。審批單位或?qū)徟藨龅诫S送隨審，提高工作效率，確保信息的時效性。

　8.信息反饋和催辦制度 對上級的重要決策、重要文件、重大工作部署和發(fā)布的重要信息，本級和基層管理機關貫徹執(zhí)行得如何，有什么反映，信息網(wǎng)絡單位要及時層層反饋。這項工作也需要用制度確定下來，保證落實，并責任到人。對于領導同志批示的信息和反映重要的問題的信息，信息工作部門應制定催辦函。及時轉(zhuǎn)交有關部門和地區(qū)查辦，并要求按時辦理落實，及時反饋辦理結果。

　9.評獎制度 對信息專稿，采用稿和有關領導的批示都要逐項分類登記，按信息質(zhì)量高低，采用范圍，實行記分制。信息先進單位和先進個人按累計總分由高到低決定獎勵等級。

　10.通聯(lián)制度 網(wǎng)絡單位之間除了加強經(jīng)常性的聯(lián)系外，地、市、縣的黨政辦公室還可以采用信息人員定期碰頭的辦法，不定期地印發(fā)信息需求要點，廣泛收集信息，對帶傾向性的問題共同進行分析研究，并且利用這種形式交流經(jīng)驗，互相促進，共同提高信息工作效率。

　(四)注意事項和要求 1.存貯的信息要有價值 信息如汗牛充棟，范圍廣泛，內(nèi)容豐富，任何組織想要將所有的公關信息集中存貯，既無此可能，也無此必要。因此，相對于組織來說，主要應存貯哪些業(yè)經(jīng)處理，對組織的公共關系工作具有重要作用或長效作用的有價值的信息，這樣才是合理的�；谶@樣一個認識，組織的公關信息存貯首先就要求進行公關信息價值的判斷，應從當前和長遠，特別應從長遠的角度來判斷公關信息的存貯價值，以保證存貯的公關信息的有用性。

　2.存貯的信息要方便利用 存貯的目的是為了利用，所以要方便利用。方便利用的核心問題是要方便檢索。這就要求存貯信息必須按信息檢索的要求進行，主要應做到集中化，即集中存貯信息的物理性載體；有序化，即做到按一定的秩序進行排列存放；科學化，即存貯要符合科學規(guī)律和客觀要求，使存貯系統(tǒng)成為一種信息的有機整體；實用性，即存貯要做到方便索取，方便利用。具體在存貯過程中便要做到登錄準確、分類合理、編碼科學、存放有序，這樣才能真正達到滿足檢索要求、實現(xiàn)方便利用的目的。

　3.存貯要逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化 由于科學技術的進步，信息的載體已從記憶、文字、印刷等直接記錄，發(fā)展到復印資料、聲像資料、縮攝資料、機讀資料等。由于激光技術、全息攝影技術等新技術的發(fā)展，更使存貯信息的密度大大增加，因而可以極大地節(jié)省存貯空間，有效存貯信息。特別是計算機技術的發(fā)展，更使信息的存貯和自動檢索融為一體，更有利于實現(xiàn)信息存貯的集中化和住處檢索的高速化，因而可以使住處發(fā)揮更為有益的作用�；谶@樣一些情況，信息存貯應盡可能利用現(xiàn)代化的存貯手段，以逐步實現(xiàn)信息存貯的現(xiàn)代化。

　信息工作>信息的篩選[高級]

　 信息篩選 (一)學習目標 能運用信息篩選的方法，對原始信息資料進行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。

　(二)運用信息篩選的方法進行信息篩選 1.信息篩選的步驟 在信息篩選過程中，一般按以下步驟進行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。

　2.信息篩選的方法 信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據(jù)當前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠利益出發(fā)，考慮到信息的系統(tǒng)性和連續(xù)性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。

　信息篩選的方法通常有：

　(1)查重法。即剔除內(nèi)容重復的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環(huán)節(jié)的無效勞動。當然這種方法也并非一味重復，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復本，以供一定情況下的多人使用。

　(2)時序法。即按時間順序?qū)P信息資料進行取舍。在同一內(nèi)容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區(qū)間內(nèi)更有價值，特別是對于來自文獻中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。

　(3)類比法。即將同類型的信息進行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質(zhì)問題，則選留下來；反之，則剔除。當然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質(zhì)也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補充內(nèi)容，或?qū)碴P系工作有啟發(fā)作用，也應予選留，不能一概剔除。

　(4)專家評估法。即對某些專業(yè)性強、技術性強的信息，公關信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關專家或?qū)I(yè)人員進行評估，根據(jù)其評估結果，結合本組織當前與長遠的需要綜合考慮選留和剔除問題。

　(5)老化規(guī)律法。這主要是針對文獻信息資料而言的，文獻學認為，文獻的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規(guī)律。一般來說，文獻的利用率第一年最高，以后逐漸下降，呈等級分布狀態(tài)，文獻的老化情況在文獻學中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學科目前尚在利用的全部文獻的一半是在近期內(nèi)多長的一段時間內(nèi)發(fā)表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻信息資料的篩選應對其行文年代及本學科文獻老化的半衰期兩方面進行考察，以便確定取舍。

　(三)相應知識 信息工作的簡要程序：

　信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

　信息工作的收集包括信息源開發(fā)及信息搜集等基礎工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉(zhuǎn)化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領導決策和經(jīng)營管理服務。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統(tǒng)信息的過程。下一階段的工作就是充分發(fā)揮現(xiàn)已掌握的信息的作用，體現(xiàn)信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現(xiàn)信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環(huán)的基礎上，進一步開發(fā)和利用信息，使信息不斷

　地增值，發(fā)揮更大的效能，最終達到服務于決策，推動生產(chǎn)力發(fā)展，提高工作效率這一根本目的。

　(四)注意事項和要求 信息篩選是信息處理的第一個環(huán)節(jié)，也是一項基礎性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準確、及時、完整和新穎。

　準確。準確是信息的生命。準確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴格把好準確關，重點審核以下三個方面的情況：

　1.信息的內(nèi)容是否根據(jù)有關方針、政策聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實際，抓住在實際工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗和存在的問題。

　2.內(nèi)容有無虛構，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。

　3.人名、地名、單位及有關數(shù)據(jù)是否準確。

　及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態(tài)發(fā)展變化快，領導機關、領導同志對此十分關注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時間上的連續(xù)性。

　完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意"完整"方面，應考慮以下四點：

　1.是否有潛在的因素暫時未表露； 2.充分利用反映事物發(fā)展階段性的信息，切忌片面強調(diào)完整而坐失良機； 3.有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題； 4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。

　新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意。比較有新意的信息主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

　1.對上級領導、同級領導有新意。如有指導意義的講話精神； 2.本單位在兩個文明建設和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題； 3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點；涉及面較大的社會新動態(tài)； 4.知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議； 5.行之有效的經(jīng)驗等等。

　除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關系全局的重要信息。政策性、思想性、動態(tài)性的建設性和破壞性較強的信息。信息人員要密切注意：

　1.國家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實情況； 2.社會與自然兩方面發(fā)展的重大成果及突發(fā)事件； 3.本單位的思想、經(jīng)營情況等的動態(tài)信息； 4.管理危機的隱患及其征兆等等。

　信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發(fā)現(xiàn)重大信息，為領導的預測提供可靠性的保證。

　信息工作>信息的整理[高級]

　 信息整理 (一)學習目標 能夠運用信息整理的各種方法，對原始信息進行選擇判斷，通過分析和加工等一系列信息處理的過程，使原始信息變?yōu)橐子谟^察、傳輸?shù)男问剑怪蔀橛袃r值的信息。

　(二)運用信息整理的方法整理信息 1.信息資料的鑒別方法 對信息資料的真?zhèn)巍蚀_性和價值進行鑒別最常用的方法是信息工作者的經(jīng)驗判斷。這對于經(jīng)驗豐富的人來說，是一種便捷、有效方法。但要進行嚴格的科學鑒別，經(jīng)常還使用以下幾種方法。一是邏輯分類法。即對原始信息資料中所敘述的事實和分析問題的方式進行邏輯分析，看哪些事實和分析是確實可信的，哪能些是違背事實和邏輯規(guī)律的，哪些存在疑問需要進一步查證；二是數(shù)理統(tǒng)計法。即對原始信息資料中的數(shù)據(jù)和定性分析，運用數(shù)理模式進行計算鑒定，看其數(shù)據(jù)計算是否準確，分類是否合理，是否是結論一致等；三是調(diào)查核實法。即對原始信息資料的某些事實，通過現(xiàn)場調(diào)查或向報送信息的單位、被反映情況的單位以及相關單位核實調(diào)查，或與權威性材料進行對照，看其是否真實可靠；四是比較鑒定法。即將要鑒定的信息資料所反映的內(nèi)容與相關事物的有關情況相比較，或與有關的縱向情況比較，從而鑒定該信息內(nèi)容是否符合客觀事物的發(fā)展規(guī)律。

　2.信息資料的選擇方法 經(jīng)過鑒別的信息材料，還要嚴格進行選擇。在對原始信息的選擇過程中， 要注意的一是要突出主題思想，凡是與反映信息主題無關的資料，要毫不猶豫地剔除。二是要注重典型性，要從大量原始信息中發(fā)掘出那些能夠提示事物本質(zhì)的典型信息。三是要富有新意，要盡可能抓住那些能反映客觀事物新變化的信息；四是要具有特點，必須從各種事物的實際出發(fā)，有所側重地開發(fā)信息具有特點的東西。

　3.信息資料的核實方法 在編寫信息資料過程中要認真地核對查實。特別在撰寫成稿之后，信息工作者還要進行一次認真的核實。有些情況、數(shù)據(jù)、結論，還要與提供信息的單位或相關方面進行核實，使信息準確無誤。

　4.信息資料的分析方法 信息綜合點面結合法。把反映同類問題的信息加以集中和歸納，與全局性的情況結合起來或放在全局大背景下統(tǒng)籌考慮，然后從中找出帶有普遍性、規(guī)律性的問題，使原始信息增加廣度和深度，從而提高信息的價值。這是信息綜合處理中較為常用的方法。

　信息綜合定性、定量分析法。定性分析，是對信息反映的事物的性質(zhì)分析，通過分析確定事物質(zhì)的規(guī)律性和本質(zhì)性。定量分析是對信息所反映事物量的分析，分析事物構成要素的數(shù)量，把握其變化及其對事物構成的影響，提示事物的數(shù)量界限和要素間的關系。實際工作中，有些信息材料只是擺出一堆數(shù)字，缺乏對事物的本質(zhì)分析；有的信息分析與定量分析結合起來，才能提高信息的準確性、深刻性和實用性。

　反映現(xiàn)狀與預測未來信息綜合分析法。未來信息也就是預測信息，是根據(jù)客觀事物的發(fā)展規(guī)律推測判斷其未來發(fā)展趨勢，為領導決策和宏觀調(diào)控的重要依據(jù)，信息工作者要學會信息預測，善于從現(xiàn)狀信息中找到事物發(fā)展變化的趨勢和規(guī)律，深入開掘，比較準確地預測未來，從信息綜合分析中將現(xiàn)狀信息與預測信息密切地結合起來，盡可能多、準確地提供預測信息，更好地為領導科學決策服務。

　5.信息資料的編寫方法 信息資料的編寫。信息的編寫是指對信息資料進行再加工(取舍、充實、完善、提高及技術處理)，挖掘信息的深層價值，在編寫過程中，不僅要做到在內(nèi)容上取舍準確，詳略得當，而且要精心遣詞造句，反復推敲，用精練的語言，盡量少的文字，容納最大的信息量。通常應重視的，一是要主題鮮明。這是信息資料的重要之處。要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮使信息表達的意思高度凝聚。一般情況下，一篇信息資料，切不可貪大求全，面面俱到，以致枝蔓過繁，淹沒主題。二是標題新穎。新穎的標題可以吸引讀者，引人注目。信息的標題要比文章的標題短，通常不設副標題，既要盡可能做到直截了當，言簡意賅，又要生動、鮮明，

　起到畫龍點睛的作用。三是結構要嚴謹。盡量減少層次和段落，信息的開頭不宜加導語，要開門見山，落筆入題。上下聯(lián)系、轉(zhuǎn)換要簡潔、精煉，過渡自然；結尾要簡短而質(zhì)樸，意盡而言止，做到層次分明，結構嚴謹，詳略得當，自然和諧。四是要語言凝練，要簡明扼要，通俗易懂，切不可生造詞語，要力求規(guī)范化。要有必要的概括，但不能過于抽象、言之無物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使信息失真。

　信息主題的提煉。信息的主題是全篇信息的內(nèi)核和中心。提煉主題就是要在充分占有材料的基礎上，從中提煉出要說明的主要問題或基本思想，主題應該正確、集中、鮮明、深刻。正確就是要反映客觀事物的本質(zhì)及其運動變化規(guī)律，不能錯誤地、歪曲地反映，也不能以偏概全；集中，就是要集中說明一個問題重點突出，高度凝聚，避免貪大求全，龐雜分散；鮮明，就是要主題清楚，表述透徹，不是含糊其詞，晦澀朦朧；深刻，就是主題要有一定的高度和深度，能體現(xiàn)出事物發(fā)展趨向，不能僅僅停留在一些零碎的、表面的現(xiàn)象上，輕描淡寫，就事論事。這就需要對原始信息資料進行認真分析，進行必要的綜合和歸納，找出事物之間的相互聯(lián)系，總結出規(guī)律性的東西。綜合歸納的過程，就是提煉主題，產(chǎn)生的效果就不一樣，即使一兩句話的短信息，也需要提煉主題，選擇最佳的角度去反映，特別是涉及宏觀決策的較重要的信息，對原始信息更要進行全面分析，只有對歷史的、現(xiàn)狀的和未來的，以及縱向橫向等多方面進行比較分析，才能明確主題思想，準確地提出具有參考價值的信息。

　信息內(nèi)容的結構。結構指表現(xiàn)形式，是為內(nèi)容服務的，形式與內(nèi)容應是統(tǒng)一的整體。信息結構的基本要求一是簡短，選取最能說明問題的材料，省去一切可有可無和多余的東西，把篇幅壓到最短的限度；二是嚴謹，觀點與材料一致，聯(lián)系緊密，脈絡清晰，文筆流暢，簡而不漏；三是主次分明，詳略得當；四是靈活，按內(nèi)容需要，自由組織，允許跳躍，允許少頭少尾�？砂炎钪匾⒆钚迈r、最需要信息接受者首先要知曉的信息內(nèi)容放在最前面，開門見山地以極短的文字敘述主要事實，表達重要觀念，然后按照事實材料的重要程度、輕重緩急有序地排列。如寫一條重要問題信息，首先要說明產(chǎn)生了什么問題及引起或?qū)⒁鸬暮蠊�，使信息接受者一看便知道是什么問題及問題的嚴重性，然后可具體說明問題產(chǎn)生的過程和原因，提出解決問題的辦法。這樣，全則信息主次分明，層次清楚，適合讀者的心理要求。

　(三)相應知識 1.信息資料加工的形式 信息加工的三種形式。信息的加工是秘書人員對原始信息再認識、進行提煉，使之更能反映事物本質(zhì)和特征的過程。其加工的形式歸納起來，主要有以下幾種：一是綜合加工。即圍繞某一問題的需要，將與之相關的同類、近似或相反的原始信息匯集在一起，并作為一個整體加以研究的深加工過程，這種綜合加工，不是簡單地羅列或拼湊，而是各種相關信息的有機結合，其綜合的程度，在日常工作中主要表現(xiàn)為兩種情況，即簡單的綜合加工和復雜的綜合加工，前者是對相關信息的一般整理和歸納，如寫生產(chǎn)報表，情況綜述等。二是提煉加工。指從各種信息中攝取所需要的信息深加工過程，如主題、觀點、材料的提煉等。有共性提煉，即從反映同一問題、但不同領域或不同性質(zhì)的信息中，提取出相同的特點、相同的經(jīng)驗、具有某些共同規(guī)律的信息加工過程。如某項新政策的出臺，某種法規(guī)的制定，某項方案的選擇等，大多采用共性提煉的形式。有特性提煉，即從反映同一問題并具有相同或相似的信息中，提取不同特點、不同經(jīng)驗、不同規(guī)律的信息加工過程，如某項政策的貫徹，某項經(jīng)驗的推廣，某項改革方案的實施，就要從諸多信息中進行特性提煉。有典型提煉，即從反映同一問題，但時間、空間、性質(zhì)等存在某些差異中的信息中，提取有代表性，傾向性信息的加工過程。如有些工作經(jīng)驗總結、重大動態(tài)性信息的編寫等，一般常采取典型提煉的方法。三是推導加工。指根據(jù)已知消息，運用邏輯推理而得出新結論的信息加工過程。常用的有判斷推導和預測推導，前者是在同一時間條件下，根據(jù)已知判斷未知的信息加工過程，以回答"現(xiàn)在究竟怎樣"的問題；后者是在同一時空條件下，根據(jù)過去、現(xiàn)在推導未來的信息加工過程，以回答"將來怎樣"或"可能怎樣"的問題。

　2.信息綜合處理的常用方式 綜合處理信息的常用方式，一是根據(jù)信息所具有的兼容性，把來自不同角度和各個方面的信息兼收并蓄，從而發(fā)掘事物整體的內(nèi)在規(guī)律性；二是把無序的信息圍繞一條主線有機地組合起來，系統(tǒng)地揭示事物的本質(zhì)特征；三是對內(nèi)容相互對立的信息，既要有保留發(fā)揮，又要有摒除否定，在表現(xiàn)內(nèi)容對立的信息中探求實質(zhì)；四是對信息價值進行思考，作出合乎邏輯的推導和升華，達到舉一反三，見微知著的效果；五是在紛雜的信息中，選取能夠反映事物總

　體特征的具有代表性的個別信息從此條信息來比較全面地認識一個系統(tǒng)的大體情況。以上諸方式可根據(jù)不同情況，靈活選用。

　3.信息的開發(fā) 信息的開發(fā)是指對人類社會的信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以全面、準確、深刻地掌握事物的本質(zhì)特征和內(nèi)在規(guī)律，獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息。信息開發(fā)的要求是擴展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質(zhì)量，創(chuàng)造最佳服務效果。在實踐中，不少地區(qū)或單位往往是消息性信息多，綜合性信息少；滯后性信息多，預測性信息少；隨機性信息多，系統(tǒng)性信息少；原始信息多，深加工信息少。這種現(xiàn)象若不能及時改變，信息工作就會走彎路，就會退化和萎縮。通過各種信息渠道收集的原始信息，豐富而龐雜，如果不進行深入開發(fā)整理，一攬子提供給領導者，領導者的精力、時間和關注點就會被紛繁的原始信息所淹沒，不利于科學決策和提高領導工作效率，這就要求秘書人員對大量的、零散的、隨機的、個別的信息進行加工、提煉和概括，開發(fā)出全面的、系統(tǒng)的高層次信息。從利用的角度看，綜合性、預測性、系統(tǒng)性信息對領導機關的科學決策，對推動生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展具有更大、更直接的參考咨詢價值。信息部門必須重視信息的綜合開發(fā)，努力使提供的信息更深刻、更廣泛、更科學、更具代表性。

　一般來說信息開發(fā)主要通過以下途徑：一是拓寬信息渠道，大力發(fā)展基礎信息，盡可能廣泛地及時地把組織內(nèi)外的相關信息收集起來。二是加強綜合分析，提高信息的廣度和深度，反映出事物的本質(zhì)和規(guī)律，預測事物的發(fā)展方向。三是注重概括提煉，提高信息的精度和純度，從大量原始信息中提取蘊含事物的普遍性和規(guī)律性的高層次信息。四是開展調(diào)查研究，提高信息的可信性和可用性，從而提高信息利用的效率。五是建立一支高水平的信息隊伍，加強專業(yè)力量。

　(四)注意事項和要求 1.要有廣度。所謂要有廣度，是指綜合出的信息材料面要寬，情況和問題要全面。這就需要豐富、翔實的信息材料，在這基礎上分析綜合才能具有一定的覆蓋面。

　2.要有深度。是指綜合出的信息材料要有情況、有分析、有對策。具體要求是：要恰如其分；要有必要的事實數(shù)據(jù)；要有分析和建議。這樣才能供領導層作決策時參考。

　信息工作>信息的傳遞[高級]

　 信息傳遞 (一)學習目標 信息的傳遞，是指將經(jīng)過整理后的信息，及時傳遞給接收人，使信息本身具有的潛在價值，通過傳遞轉(zhuǎn)移成為實用價值，并在實際工作中發(fā)揮作用。本節(jié)要求，能根據(jù)不同信息、不同的傳遞要求，選擇相應的傳遞方式，使信息能迅速、準確、安全地傳遞給接受者。

　(二)運用信息傳遞的方法傳遞信息 1.口頭傳遞。口頭傳遞即通過口說把信息傳遞給接收者。好處是直接、簡便、迅速、經(jīng)濟、可解釋、可詢問；缺點是容易因語音不清出現(xiàn)失誤、除錄音外不便貯存、只能一次性使用、發(fā)生差錯也查而無據(jù)。

　口頭傳遞方式主要有：電話傳遞。電話傳遞跨越空間，迅速方便，所以廣泛使用。有的信息工作機構為提高效率和效果，還安裝了長途直撥、無線電話、錄音電話，但也受到條件的限制，如撥不通、中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、音質(zhì)差、聽不清等。錄音傳遞。錄音傳遞具有可保存、可多次使用的特點，但需要較高的費用，如配置錄音和放聲設備。

　2.書面?zhèn)鬟f。書面?zhèn)鬟f是把信息用文字、數(shù)據(jù)或圖表表示出來，借助一定的載體進行傳遞。優(yōu)點是規(guī)范、清晰、易于貯存、核查、可作多次合作。缺點是由于環(huán)節(jié)多，如編寫、打印、分發(fā)、技術操作、投送等，費用較高，速度受到一定影響。

　書面?zhèn)鬟f的方式主要有：電報。電報快捷濃縮性強，目前電報傳遞信息根據(jù)密級要求可采用"明傳電報"、"明碼電報"和"密碼電報"，這種信息傳遞方式在信息容量上受到限制。電話傳真。電話傳真可以把信息產(chǎn)品按照原本面目傾刻之間由此達彼，不僅是有高速度、保真性強的特點，而且操作使用方便。國務院與各省、直轄市、自治區(qū)政府之間的傳真網(wǎng)絡于 1986年即已建成，省際之間、市之間、縣際之間以及縱向溝通的傳真網(wǎng)絡也發(fā)展很快。

　3.影像傳遞。利用攝影和錄像技術傳遞信息，真實性、直觀性和感染力非常強烈。安徽省在今年遭遇歷史罕見的洪澇災害期間，各級政府充分利用影像手段，反映災情和抗災活動，取得了十分突出的效果。但是這種傳輸方式代價較大，普遍配置設備還不具備條件，至于類似這類可視性電視傳遞信息手段，除閉路電視信息傳遞已開始使用外，電話電視、傳真電視的應用尚需相當?shù)倪^程。

　4.電子計算機系統(tǒng)傳遞。這是隨著現(xiàn)代科學技術發(fā)展，而逐步進入政務信息傳遞領域的傳輸手段。電子計算機是一種自動高速地進行大量計算和邏輯分析判斷的、信息資料傳輸功能比較齊全的綜合性電子設備。利用電子計算機，可以將雙方收集、存貯在計算機內(nèi)的信息資料直接進行交換和聯(lián)網(wǎng)(包括脫機聯(lián)網(wǎng)和在線聯(lián)網(wǎng))，實現(xiàn)信息傳遞。

　5.機要交換。凡上報、下發(fā)或橫向傳遞信息材料，都可以通過機要交換部門進行傳遞。這種方式具有傳遞范圍廣的優(yōu)點，也適合傳遞篇幅較長的信息材料。機要交換傳遞方式的缺點是速度較慢，不適合緊急情況的傳遞。

　6.專人傳送。對于絕密的緊急的信息材料，可以采取派專人遞送的方式。橫向部門比較重要的信息材料，也可派人專送。

　(三)相應知識 1.信息傳遞的概念 信息傳遞是以信息提供者(信源)為起點，通過傳播媒介(信道)，傳遞給信息接收者(信宿)的過程。

　2.信息傳遞的制度 傳遞的制度 為保證信息傳遞正常運行，有必要制訂相關的制度。

　信息稿件，必須經(jīng)過主管領導審核。當確認信息稿件的內(nèi)容、發(fā)送單位準確無誤后，方可簽發(fā)。

　限時傳遞。對擬傳遞的信息，應確定傳出時間，以保證信息的時效。傳遞人員不得無故拖延，違者應予批評。

　安全保障。擬傳遞信息，應明確是否具有機密性。凡屬機密信息，應由主管領導劃出密級，確定發(fā)送范圍，然后才能傳遞。如通過機要交換或郵寄，在裝封、投遞中應進行登記。

　(四)注意事項和要求

　不同的信息性質(zhì)和內(nèi)容有不同的信息傳遞要求。而迅速、適用、準確、保密則是各種信息傳遞的共同要求。迅速，不僅是傳遞效率上的要求，而且是關系到信息時效性的根本性要求，信息必須及時迅速傳遞，否則就會使信息的價值降低甚至失去使用價值，也就傳遞的信息要對路，要針對不同信息服務對象的需求，提供不同信息。一般來說，信息的價值由其本身的價值和對使用者的應用價值所決定的。信息本身的價值是固有的，而其應用價值則因人因時因事因地而異，對某一方面具有很重要應用價值的信息，傳遞給不相關的方面則不一定適用，因此，信息傳遞要適用對路，要特別注意研究不同服務對象的不同需求，按需傳遞，以增強信息的適用性。準確，要求信息內(nèi)容在傳遞中不變形扭曲，準確無誤。保密，要求傳遞者根據(jù)信息內(nèi)容的秘密程度，選擇適當?shù)膫鬟f方式和嚴格控制傳遞范圍，并建立健全必要的保密制度，采取必要的保密措施。

　信息工作>信息的傳遞[高級]

　 信息反饋 (一)學習目標 能掌握信息反饋的方式、方法，及時收集反饋信息，供領導者調(diào)整或補充原來的決策。能了解、熟悉信息反饋的相應知識。

　(二)信息反饋的步驟及方式 1.信息反饋工作的幾個步驟 (1)健全反饋制度 為了有效地爭取信息反饋，公共關系機構應建立健全反饋制度。首先，應考慮建立某種機制，使公眾的反饋信息能夠得以傳達到組織，如采取反饋獎勵制度，讓及時反饋者感到有名可得，有利可圖，或名或利，在所不限。其次，要建立反饋信息搜集制度，要求公關信息人員主動地去獲取有關反饋信息。再次，要建立公眾聯(lián)系制度，通過各種形式的活動，如人際交往、專題活動等，加強與公眾的聯(lián)系，為公關信息人員搜集反饋信息和公眾表達反饋信息提供良好的機會和條件。

　(2)優(yōu)選反饋模式 組織公關信息的反饋也是有一定的模式的。就組織內(nèi)部公關信息反饋而言，更是有一定的模式可依的。組織內(nèi)部公關信息反饋的模式一般有兩種：一種是串行式反饋；一種是并行式反饋。串行式反饋是按系統(tǒng)層次逐級進行的；并行式反饋則是可以越級的，基層單位和個人可以越級向高級機關反饋信息。兩者比較，后者的主要優(yōu)點是及時、迅速、保真度高。前者的特點是有規(guī)則、有程序、便于管理控制。究竟選擇何種模式，要根據(jù)組織管理的幅度和控制跨度大小以及組織公共關系的基礎來決定。就組織外部公關信息反饋而言，其模式也有兩種：一種是直接的反饋；一種是間接的反饋。直接的反饋是由公關信息接收利用者向組織內(nèi)外的有關部門、單位或個人提供反饋信息，然后由這些部門、單位或個人向公關信息發(fā)出者傳達。這兩種形式的反饋，究竟選用何種，應視反饋的內(nèi)容、性質(zhì)、時空條件、技術要求、人際關系等等而定，不能籠統(tǒng)為之。

　(3)建立反饋系統(tǒng) 建立完善的公關信息反饋系統(tǒng)，是保證公關信息反饋順利進行的技術基礎。信息反饋系統(tǒng)主要有三種，即人工信息反饋系統(tǒng)、自動機信息反饋系統(tǒng)和人工--自動機復合信息反饋系統(tǒng)。人工信息反饋系統(tǒng)是當前我國公關信息工作中的主要反饋系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是由人工來傳遞和處理反饋信息，人工地對各種信息進行集中、分類、分析、歸納、評價，然后供制訂公關計劃、修訂公關決策、調(diào)整公關信息傳遞偏差之用。人工信息反饋系統(tǒng)的特點是：有較高的智能性和靈活性，但受人的主觀因素影響較大，工作效率較低。自動機信息反饋系統(tǒng)具有快速傳遞和處理多種反饋信息的能力，特別是電子計算機的應用，使信息的反饋或"回收"，在時速之快、空間之大、精度之高等許多方面，都得到了空前的強化，特別是計算機模擬人工智能的實現(xiàn)，更進一步提高了系統(tǒng)的潛在能力。目前，用閉路電視顯示和觀察公眾的變化情況，用撥號計算機檢索系統(tǒng)搜集市場需求信息等，就是這種系統(tǒng)應用的例子。自動機反饋系統(tǒng)的出現(xiàn)，為公關信息的適時反饋提供了優(yōu)良的手段，但費用昂貴，技術不容易掌握。人工--自動機復合信息反饋系統(tǒng)是一種比較理想的反饋系統(tǒng)。人的高智能與自動機快速傳遞和處理反饋信息的結合，不僅大大提高了工作效率，更能促成公關信息傳遞水平和公關信息工作水平的不斷提高。這種系統(tǒng)，一方面充分發(fā)揮了人的任何機器都所不能代替的嚴密的邏輯思維能力，另一方面，能過自動機對反饋信息進行統(tǒng)計存貯，可提高速度，節(jié)省時間和空間；同時還可通過適當?shù)挠嬎銠C軟件系統(tǒng)的配合，正確分析這些反饋信息量化結果。在目前，我們應切實重視人工--自動機復合信息反饋系統(tǒng)的建設。

　(4)訂立反饋程序 公關信息反饋是一個過程，同時也必須遵循一定的程序。要強化公關信息反饋的功能，就必須按科學的程序辦事，這樣，才能使公關信息反饋發(fā)揮有效的作用。一般來講，公關信息反饋的程序包括四個步驟：一是確立公關信息工作和公關信息傳遞活動的具體目標和具體要求，使對公關信息工作和公關信息傳遞活動目標的達成情況的評估有明確的依據(jù)；二是根據(jù)這些具體目標和具體要求所涉及的內(nèi)容，及時地搜集和回收各種反饋信息；三是對這些反饋信息

　進行管理、加工、分析，并將其結果與既定目標和要求進行比較分析，找出差距；四是運用各種手段、方法和具體行動，使公關信息工作和公關信息傳遞活動的實施情況回到完成既定目標、滿足原有要求的正確軌道上來。以為各項公共關系工作健康、順利地開展打下良好的基礎。

　2.信息反饋的方式 (1)口頭反饋方式 口頭反饋方式是指信息的接收者用口頭語言將反饋信息傳達給公關信息的發(fā)出者。這種反饋方式多用于傳遞距離較小的信息反饋中。例如，同一社區(qū)內(nèi)社區(qū)居民的信息反饋，本單位公眾的信息反饋，購物者對商店的信息反饋，很大一部分就是采用這種反饋方式。他們把在信息傳遞中了解的情況，受到的影響、取得的效果，通過口頭語言反饋給信息的發(fā)出者，其反饋的內(nèi)容十分廣泛、豐富、同時還具有及時、接近等的特點。運用這種方式也有兩種具體形式：一種是一對一的傳遞，即某一信息接收者單獨向信息發(fā)出者反映情況；另一種是由信息發(fā)出者召集座談會或意見征詢會，很多接收者與會并通過會議反映情況。

　(2)書面反饋方式 書面反饋方式是指信息的接收者以書面形式向信息發(fā)出者傳遞反饋信息。這種反饋方式，多用于傳遞的情況下的信息反饋。但這種方式一般只用于傳遞比較單一的反饋信息，如比較單一的評價信息、需求信息等，而對于傳遞比較復雜的反饋信息則較少使用。書面反饋方式也有它的特點，一般來說，它更正規(guī)，而且還可作真跡檔案保存，為日后的查考提供根據(jù)。在許多情況下，有的組織還特地要求公眾提供書面形式的反饋信息。

　(3)通信反饋方式 通信反饋方式也稱為電信反饋方式，它是信息接收者利用通信手段向信息的發(fā)出者傳遞反饋信息。這種反饋方式的特點是：傳遞反饋信息迅速及時，便于信息發(fā)出者隨時掌握信息接收利用的情況，及時地改善信息傳遞的質(zhì)量，而且可以遠距離傳遞反饋信息。但這種方法也有其不足：一是受通信設備的限制，如有的地方通信不方便，打電話、拍電報、發(fā)傳真都難成為可能；二是很難詳盡地傳遞復雜的反饋信息。盡管如此，在現(xiàn)代社會的公共關系工作中，隨著科學技術的迅速發(fā)展和通信設施的推廣應用，通信反饋方式也將日益普遍。目前，有的組織已專門設熱線電話等作為通信反饋渠道，這無疑是一大進步。

　(4)網(wǎng)絡反饋方式 網(wǎng)絡反饋方式是一種復合式的信息反饋方式。它一般包括兩種情況：一是人員網(wǎng)絡反饋方式，二是計算機網(wǎng)絡反饋方式。人員網(wǎng)絡反饋方式是指由一定組織牽頭組成的分布在各地的信息網(wǎng)點的人員定期或不定期地將其搜集到的反饋信息傳達給公關信息的發(fā)出者。人員網(wǎng)絡反饋來的信息一般都業(yè)經(jīng)網(wǎng)點人員進行了初步的整理，因而利用起來較為方便。計算機網(wǎng)絡反饋方式是組織通過加入一定的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)或租用一定的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)后，其反饋信息由網(wǎng)絡系統(tǒng)中的各網(wǎng)點搜集，然后達到中央處理機，再由中央處理機傳達給公關信息的發(fā)出者。計算機網(wǎng)絡反饋信息十分迅速，能夠記憶和存貯，并能隨機檢索利用，而且能夠通過終端打印機打印輸出，更為方便利用。因此，計算機網(wǎng)絡反饋，無疑是公關信息反饋的一種高級形式。但計算機網(wǎng)絡反饋也有缺點，這就是技術要求高，投資成本大，建網(wǎng)困難，而且目前許多普通網(wǎng)絡又對公關信息少有涉及，因而一時還無法普及。

　除上述信息反饋的方式外，還有大眾傳播媒介反饋，如報刊上登載的有關用戶來信、讀者意見等，都是大眾傳播媒介反饋的實例。此外，還有調(diào)查研究反饋、行為觀察反饋等，都是信息反饋的重要方式。

　(三)相應知識 1.信息反饋的概念 信息反饋是指施控系統(tǒng)將信息輸出，輸出的信...

相關熱詞搜索：秘書 教材 工作