[摘要]　現(xiàn)代圖書館需要有創(chuàng)新的理念來提高管理水平南京郵電大學(xué)館運用創(chuàng)新理論，采取二級與三級管理、缺額定編與超額定編、技能競賽等一些做法，對圖書館機構(gòu)進行重組，完善規(guī)章制度和考核內(nèi)容，提供一些機構(gòu)名稱和競賽數(shù)據(jù)，解決工作量大、人員不足、業(yè)務(wù)能力低的問題，取得一些經(jīng)驗。
　　[關(guān)鍵詞]　現(xiàn)代圖書館　管理工作　機構(gòu)重組　人員定編　組織落實
　　
　　圖書館的管理關(guān)系到其生存與發(fā)展。近年來有關(guān)管理的理論、方法以及為讀者服務(wù)的觀點比較多，解決的思路多樣，結(jié)合各自的情況收到了不同的效果，但最重要的是用什么理念來行使管理的，以什么形式來組織調(diào)動全館人員的積極性，監(jiān)督管理者和被管理者各自的行為，這是現(xiàn)代圖書館管理中要解決的主要問題。信息化為管理提供決策和自動化平臺，在企業(yè)管理中開創(chuàng)了許多成功模式，在圖書館中的運用也收到不同的效果，并同時創(chuàng)造出更加有效、切合實際的方法來進行內(nèi)部的管理，發(fā)揮出圖書館真正的作用，現(xiàn)就南京郵電大學(xué)圖書館(以下簡稱“我館”)的一些做法與大家共同商討。
　　
　　1　館內(nèi)機構(gòu)重組的原則
　　
　　現(xiàn)代圖書館是信息時代的產(chǎn)物，由單純的收集、整理文獻(xiàn)和利用文獻(xiàn)相對比較封閉的系統(tǒng)，發(fā)展到以傳遞文獻(xiàn)信息為主的、全面開放的信息系統(tǒng)，機構(gòu)的設(shè)置是根據(jù)工作流程的需要來編制的。圖書館一般根據(jù)其館藏業(yè)務(wù)和服務(wù)流程設(shè)定管理部門，特別是20世紀(jì)末和2l世紀(jì)初西方的企業(yè)管理學(xué)者提出了各種管理理念，影響了中國的企業(yè)。一些圖書館也實現(xiàn)了企業(yè)化管理，以提高效率、降低成本為出發(fā)點，實行部門重組。
　　各個圖書館的基本業(yè)務(wù)工作雖然相同，但機構(gòu)設(shè)置卻存在許多差別。高校館與公共館、專業(yè)館相比要簡單得多，沒有那么多行政管理部門，但也存在由于信息技術(shù)的引入、電子出版物的入藏等，業(yè)務(wù)的開展所引起的問題。部門設(shè)置過多，二級管理干部脫離具體業(yè)務(wù)，二級部門之間人數(shù)、收入、工作量不相等，這些問題需要有一整套的管理方案來解決。以往圖書館管理的一個重要特征是強調(diào)對資源進行優(yōu)化整合，忽視了對過程的管理，特別是需要從對資源的優(yōu)化配置過渡到對過程的優(yōu)化重組從流程的重組延伸到管理機構(gòu)的重組、人力資源的重組；管理理念的更新到實際行動的創(chuàng)新。重組雖然不能解決所有的問題，但是可以打破原有的習(xí)慣勢力和根深蒂固的人際關(guān)系，使愿意干工作的人能夠在新的崗位上發(fā)揮作用。
　　重組機構(gòu)除了按照過程進行組織外，還要堅持以下幾條原則：
　　
　　1.1　決策層的人數(shù)要少，組織層不宜多
　　決策層主要指領(lǐng)導(dǎo)層，各個部門都有或多或少的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)太多決策的意見不容易集中，容易拖延決策，失去機會；組織層太多，使上層意見的貫徹容易走樣，下層的意見和建議得不到反饋。
　　
　　1.2　部門不宜太多，分工不宜太細(xì)
　　平級部門不宜設(shè)置太多，如把閱覽室分成幾個部，這樣不便于人員和工作之間的協(xié)調(diào)與調(diào)動，更容易形成小團體；分工太細(xì)，使許多新出現(xiàn)的問題得不到過問和落實。
　　
　　1.3　部門的名稱要與工作內(nèi)容一致
　　傳統(tǒng)圖書館設(shè)置的部門名稱近乎是統(tǒng)一的，隨著服務(wù)的拓展和網(wǎng)絡(luò)信息的加強，許多部門的設(shè)置與計算機所屬的專業(yè)相近，使讀者在遇到問題時不知應(yīng)該向哪個部門咨詢或處理。
　　
　　1.4　要因人而設(shè)，但不要為人而設(shè)
　　機構(gòu)的設(shè)立是需要人來組織實施的，沒有人，再好的機構(gòu)名稱和服務(wù)內(nèi)容也沒用。有專長的人要盡力發(fā)揮其長處，把他們放在過程中的主要位置或?qū)ｉT的機構(gòu)中，要注意避免利用人際關(guān)系來進行機構(gòu)設(shè)置。這里所指的人是指在圖書館管理過程中有專長的人才，根據(jù)他們的特長設(shè)定必要的崗位。
　　
　　2　定編的崗位要求
　　
　　傳統(tǒng)圖書館管理的組織形式是建立在以手工勞動為主要流程的基礎(chǔ)上，已不適合以計算機網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和電子資源架構(gòu)起來的現(xiàn)代圖書館管理。企業(yè)的管理模式同樣也不適合現(xiàn)代圖書館的管理，高校圖書館不需要建立諸如人力資源、財務(wù)會計、安全保衛(wèi)、勞資統(tǒng)計等行改部門。大量的讀者服務(wù)業(yè)務(wù)必然造成一線崗位的員工占有絕對多數(shù)的比重，二線人員從工作性質(zhì)、勞動量以及人員素質(zhì)都超出一線員工。進行重組就是要按照平衡工作量原理，根據(jù)管理過程來實現(xiàn)機構(gòu)的定編設(shè)置和崗位要求。
　　
　　2.1　缺額定編與超額定編
　　對面向讀者的各個閱覽(借)室實行缺額定編，其它崗位則為超額定編，超額人員必須輪流到缺額崗位頂崗。形成閱覽室的絕對人數(shù)是增加的，相對數(shù)是減少的，超額崗位則反過來。由此可以解決工作量忙閑不均，服務(wù)質(zhì)量和效率低的現(xiàn)象。對一線采用缺額定編，減少編制便于管理，而二線則采用超額定編，業(yè)務(wù)骨干和重要崗位人員輪流到一線頂崗，以熟悉一線崗位來提高服務(wù)質(zhì)量。這樣可以提升一線人員的素質(zhì)，又由二線為一線服務(wù)研究出服務(wù)辦法，形成相互制約、相互監(jiān)督、又相互合作的管理模式。
　　
　　2.2　二級與三級管理
　　管理實行扁平結(jié)構(gòu)，即減少部主任并半脫產(chǎn)，有40～60％的業(yè)務(wù)工作，增設(shè)組長級的三級管理，組按3～7人設(shè)置，不以自然閱覽室劃分。各組之間的工作量大致相近，避免形成忙閑不均的現(xiàn)象。
　　
　　2.3　人人熟悉流通崗
　　圖書館業(yè)務(wù)的開展關(guān)鍵要看流通，其它工作做得再好而書刊借不出去，閱覽室沒有人來，網(wǎng)站無人登錄也沒用。人人熟悉流通崗就是要定期有二線的各個崗位的人到流通部去頂崗，掌握如何做好為一線服務(wù)的辦法，以此提高借閱室的服務(wù)水平，也使采編工作得以改進。
　　
　　2.4　學(xué)習(xí)型向研究型工作深入
　　信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展和教育信息化的實現(xiàn)，使圖書館的服務(wù)靈活多樣，不受時間、空間和地域的限制，因此圖書館的工作要從學(xué)習(xí)型向研究型工作深入，要把讀者與工作步驟結(jié)合起來，想讀者所想，為讀者所為。
　　
　　2.5　規(guī)章制度與應(yīng)知應(yīng)會
　　隨著管理的轉(zhuǎn)變和服務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，規(guī)章制度也需要有所修改和添加。應(yīng)知應(yīng)會是崗位必備的技能，特別是管理系統(tǒng)中的各種功能項的操作，對于工作分析和研究十分有幫助。采用口試答辯的考核方法，對不能回答或回答不準(zhǔn)確的，則進行解釋和提示，把正確的方法告訴應(yīng)試人員，使他們在考試中學(xué)會使用正確的方法。讓工作人員養(yǎng)成遵章辦事的習(xí)慣，遇到問題知道從何處著手解決，是需要不斷進行學(xué)習(xí)考核的。
　　
　　3　平衡工作量原理
　　
　　工作量是人力資源管理的主要內(nèi)容，是以勞動者付出的勞動時間或生產(chǎn)產(chǎn)品的量來衡量的。在整個生產(chǎn)鏈中即使業(yè)務(wù)流程設(shè)計十分合理，而每一個業(yè)務(wù)鏈環(huán)上的工作量不平衡，還是容易發(fā)生斷裂，造成工作堵塞，需要人為調(diào)整工作量或自動調(diào)整工作量。所以業(yè)務(wù)流程是考慮整體質(zhì)的過程，而平衡工作是考慮具體量的實施，這就是平衡工作量的基本現(xiàn)象。
　　平衡工作量認(rèn)為工作量分為可計量和非計量，它是動態(tài)流動的，由高到低或由低向高，并達(dá)到平均工作量。而工作量的流動性可以是自動的，也可以是強制干預(yù)的。整體的平 均工作量是由各個不同部門的平均工作量組成，而各個相同部門的工作量是平衡工作量的基礎(chǔ)。工作量最終是要達(dá)到平衡的，它的流動性是指可計量工作量會向不可計量工作量流動，或者不可計量工作量向可計量工作量流動，高可計量工作量向低可計量工作量流動，或低可計量工作量向高不可計量工作量流動。通過強制的人為干預(yù)可以實現(xiàn)真實的工作量平衡，從而形成工作量平衡的真象，相反如果出現(xiàn)自動調(diào)節(jié)的情況就形成工作量平衡的假象。相同工作部門工作量存在可比性，能夠發(fā)生自動平衡，不同工作部門之間的工作量缺乏可比性，能夠發(fā)生強制干預(yù)平衡。
　　平衡工作量可以達(dá)到：
　　?調(diào)動工作人員的積極性。只有相互之間不存在工作量的差異，工作人員的積極性才會發(fā)揮得最高。
　　?防止不必要的勞動消耗。由于工作量的不滿，通過自動的調(diào)節(jié)造成滿工作量的假象，出現(xiàn)重復(fù)工作、超范圍工作、無效工作等現(xiàn)象。
　　?提高勞動效率。通過強制干預(yù)可以使工作量不滿的工作崗位與超工作量的崗位進行重新組合，對輔助性工作崗位加強計量考核，實現(xiàn)專業(yè)化崗位設(shè)置。
　　?創(chuàng)造新崗位和分流富余工作人員。平衡工作量是以平均工作量為平衡點，勞動效率的提高使總的平均工作量增大，在強制干預(yù)下，會分流一些富余工作人員，這樣又會使總的平均工作量下降，通過創(chuàng)造新崗位來安排分流人員，使工作量達(dá)到新的平衡。
　　
　　4　通過技能競賽作為定編的依據(jù)
　　
　　圖書館歷來存在人員結(jié)構(gòu)不合理、人員缺編嚴(yán)重、人才流失過多等人力資源管理上的問題。要進一步重視圖書館的工作，為圖書館創(chuàng)造人事管理改革的優(yōu)良大環(huán)境，尤其要采取措施保證圖書館人員的待遇不低于學(xué)校平均水平，還需要做更多的工作。目前上級管理部門還沒能對圖書館進行編制的確定，無法核準(zhǔn)具體需要配備的人數(shù)，執(zhí)行“總量控制，按需設(shè)崗，公開招聘，競爭擇優(yōu)”的原則。圖書館的定編在1987年7月25日國家教委下達(dá)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第二十四條中規(guī)定：(一)以學(xué)生1000人，藏書5萬冊配備15名專業(yè)人員為基數(shù)；(二)在此基礎(chǔ)上，每增加100名學(xué)生、50名研究生各增加1名專業(yè)人員；每增加5萬冊藏書增加1名專業(yè)人員；年平均進書量1萬冊配備3名專業(yè)人員。圖書館內(nèi)的黨政干部、研究和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段(計算機、縮微、復(fù)制等)的技術(shù)人員、從事設(shè)備維修、裝訂等的技術(shù)工人、公勤人員，應(yīng)根據(jù)實際需要另列編制。2002年2月21日教育部印發(fā)了《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》第二十八條提出：“高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)讀者人數(shù)、資源數(shù)量、服務(wù)項目與時間、設(shè)備設(shè)施維護的要求、館舍分布等因素，配備相應(yīng)的圖書館工作人員。”《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)》的具體項目和評分辦法中：A21“有定編且符合教育部關(guān)于師生比的要求”，A22“符合定編的情況(在編數(shù)不大于或小于10％定編數(shù))”。
　　假設(shè)在有1萬名在校學(xué)生人數(shù)規(guī)模的高校，按工科、農(nóng)、林院校生師比18，生均圖書80冊、生均年進書量3冊的要求，圖書館應(yīng)該達(dá)到基本館藏80萬冊，年進書3萬冊。參照已經(jīng)被廢止的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》，15(基數(shù))+15+90+9=129(人)的定編人數(shù)，這么多的定編人數(shù)是根本不可能落實的。有文獻(xiàn)指出按照全省總館員人數(shù)與總館藏數(shù)之比，按1:180～200員生比，圖書館人員配置應(yīng)在50～55人之間，這個人數(shù)也缺乏科學(xué)性，與實際工作量相比人員過于短缺。隨著圖書館從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過渡，封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)實現(xiàn)。從人員、經(jīng)費的爭取數(shù)量到經(jīng)費的使用效率、人員的素質(zhì)都發(fā)生著根本的變化。購置文獻(xiàn)的經(jīng)費比例由以紙質(zhì)為主，發(fā)展到以文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫為主的電子資源。開館模式由閉架跑庫過渡到借閱一體的借閱室，繼而實現(xiàn)了總臺借還的全開放模式。人員的專業(yè)要求越來越高，整理架位的勞動強度越來越大，咨詢服務(wù)的內(nèi)容越來越廣泛，技術(shù)特別是計算機使用和檢索能力的要求越來越高。對這些工作崗位的核定不能因為專業(yè)要求高，就要求人人都具備技術(shù)素質(zhì)、多專業(yè)素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)智能素質(zhì)、英語素質(zhì)和咨詢素質(zhì)。現(xiàn)代圖書館的管理考慮的是為讀者服務(wù)的管理，技術(shù)要求、個性化服務(wù)要處處得到體現(xiàn)，對崗位的要求高，定編要有科學(xué)依據(jù)。
　　對借閱室的人員定編要與崗位工作量相結(jié)合，通過技能比賽來核定可能承受的勞動強度。如我館進行了借閱室的整書上架比賽，具體方法是：選取經(jīng)常借出的、有代表性分類號(TP)的圖書200冊，打亂放置在閱覽桌上，計算完成按分類號點前有序排列的時間，再計算將這些書擺到書架上按索書號細(xì)排的時間。每三人一組，差錯4本以下不扣成績，每增加1本扣0.5秒，兩項合計產(chǎn)生最快的一名。最快的用時33"53.60"，最慢的57"22.90"，九組平均速度為37"28.76"。這樣可以核定采用集中整架上書2個組2個小時可以處理1260多冊圖書。同樣可以進行跑庫索書、應(yīng)知應(yīng)會、圖書加工等比賽；只要網(wǎng)絡(luò)和后端數(shù)據(jù)庫不受操作速度的影響，還可以進行借還、充消磁操作、編目操作、專題檢索的比賽。在增加趣味性的同時，通過工作量的計算來核定人員編制也許更具科學(xué)性。
　　
　　5　我館組織實施的做法
　　
　　我館有兩個分館，藏書125.83萬冊，在崗人數(shù)75人(不含門衛(wèi)和保潔工)，原有6個部即辦公室、采編部、技術(shù)部、信息服務(wù)部、流通一部和流通二部。不設(shè)立三級部門，部主任也不脫產(chǎn)。每年一次小的人事變動，兩年一次全館聘任。各個部門人數(shù)最少為2～3人，最多的流通部門有20多人，占全館總?cè)藬?shù)2／3強。2005年底我館對機構(gòu)進行了重組，設(shè)立了綜合辦公室、文獻(xiàn)流通服務(wù)部和文獻(xiàn)資源建設(shè)部，下設(shè)18個三級責(zé)任室(以后又增加和撤并了一個室)。即綜合辦公室下設(shè)：秘書室、多種服務(wù)室、技術(shù)室、文獻(xiàn)查新與教研室；文獻(xiàn)資源建設(shè)部下設(shè)：采訪室、編目室、文獻(xiàn)加工室；余下的就是文獻(xiàn)流通服務(wù)部，按照工作量來進行組合，把工作量少的與工作量多的兩個借閱室組合成一個責(zé)任室，實現(xiàn)相互支援。
　　借閱室周日到周五從8:00到21:30開放借還，周六只閱覽不借還，平均日借出圖書1500冊，接待讀者閱覽3000人次，設(shè)定開架圖書7萬冊，后備書庫5萬冊，閱覽桌20張，閱覽椅120把。定編5人承包，每人每天工作7小時，高峰時兩個工作人員負(fù)責(zé)借還操作，早上10點以前，下午5點以后由一個工作人員負(fù)責(zé)，晚上專門有4位學(xué)生工作2個小時負(fù)責(zé)上書排架。這樣的借閱工作量就是飽和。
　　一般人認(rèn)為，流通部門的工作就是簡單的借借還還，沒有什么知識和技術(shù)含量，在人員安排上只要經(jīng)過簡單的培訓(xùn)就可上崗，這樣的觀念造成了一線人員文化素質(zhì)低、服務(wù)質(zhì)量上不去的現(xiàn)象。二線人員都是從事服務(wù)支撐工作，文化、知識、技術(shù)相對都比較高，但他們?nèi)狈�對流通部門和讀者需求的了解，在進行資源配置、人員考核方面常常脫離實際，產(chǎn)生矛盾。為了使各部門的管理人數(shù)相對平等，又為了加強一 線為讀者服務(wù)的力量，對一線部門采取缺額定編，對二線部門采取超額定編。超編人員到缺編部門頂崗，實行頂崗輪流制度。工作量由頂崗部門核定，獎懲由頂崗部門提出建議，不參加頂崗部門的任何獎勵分配。超編部門必須將頂崗人員工作量留出，人員按一月、三月或半年排出，確保每年都能輪到。管理活動完全歸超編部門，在業(yè)務(wù)需要時可以通過部主任之間協(xié)商，輪換頂崗人員或在閑時抽出頂崗人員加班。
　　頂崗主要是讓業(yè)務(wù)骨干去頂崗，對采編部來講要考慮：采購的圖書到底有沒有人來借閱，有多少人借出，讀者的反映是什么；你編目的類別是否方便排架，分類過細(xì)對排架和需要預(yù)留的架位將產(chǎn)生多少浪費，多卷書、復(fù)分書是否對讀者查閱有利或方便。技術(shù)部門在安放計算機時是否考慮操作人員的位置、借還流程，是否了解操作人員對計算機使用的要求和進行簡單的維護。辦公室對文件管理和傳閱是否能夠及時下達(dá)到有切身利益的人員，對考勤是否達(dá)到真實，對物品的發(fā)放是否保證物盡其用等等。通過頂崗能夠深入到一線，實際體驗一線的需求，在為一線服務(wù)時改進工作。更需要的是通過把二線骨干抽調(diào)到一線，可以提高借閱室人員的業(yè)務(wù)水平，提高對讀者的服務(wù)質(zhì)量，有利于進一步開展知識性導(dǎo)讀。在平衡工作量方面，如對電子閱覽室與聲像放映、借還隨書附盤管理結(jié)合在一起，以后又在擴大工作場地的情況下增加了A-E大類的圖書借還，達(dá)到了與其它借閱室相當(dāng)?shù)墓ぷ髁俊?
　　另外，每年初要制定工作計劃，年底要工作總結(jié)，這已經(jīng)成為約定俗成的慣例。我館采用做記錄的方式，即兩個本子的記錄方法：一本是日志，主要記錄每天發(fā)生的事情、處理的方法和結(jié)果；另一本是統(tǒng)計，主要統(tǒng)計每天的閱覽人數(shù)、接收新書、退回問題書、補書數(shù)等業(yè)務(wù)數(shù)字。本子用完后交到辦公室保管并換領(lǐng)新本子。年底將本子退回各室進行工作總結(jié)，總結(jié)后由辦公室長期保管。依據(jù)這些記錄的事實與數(shù)據(jù)，可以作為評比的基本條件，日后由自己申報獎勵。評委主要查閱本子、核對事實。如果發(fā)現(xiàn)有虛假記錄、補填記錄的現(xiàn)象將受到嚴(yán)格的處罰。評比不摻雜人情、態(tài)度、品德等無法量化的因素，有相對的合理性，避免了不必要的矛盾，一切都是有據(jù)可查，大家也會把精力放到工作上，有了努力的目標(biāo)。
　　總之，人的自覺和道德高尚，是因為管理的到位。和諧工作環(huán)境的創(chuàng)建是通過管理制度來保證的，要創(chuàng)建一種不養(yǎng)懶人、不養(yǎng)閑人的工作局面，需要管理者能夠深入了解被管理者的需求，培養(yǎng)和發(fā)揮每一個人的特長，共同把圖書館工作和服務(wù)做好。

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