本文針對我縣房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理中存在抗風險能力低、檔案質量低、檔案缺乏特殊載體、產(chǎn)權資料收集面窄、更正麻煩和不規(guī)范等問題,提出從充分利用現(xiàn)有的音像技術和計算機技術拓展檔案信息的收集渠道,規(guī)范和簡化檔案信息的更正方法和程序,建立健全的檔案管理網(wǎng)絡機構。用創(chuàng)新的思維研究產(chǎn)權檔案管理中存在的問題和解決這些問題的對策。
　　
　　1.前言
　　房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案是我縣房屋管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載, 是我縣房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)檔案具有真實性、憑證性、動態(tài)性和共享性等特征,產(chǎn)權檔案形成于產(chǎn)權管理過程中,其數(shù)量大,內容涉及面廣,多為文字與圖表相結合,內容涉及建筑、測繪、法律等專業(yè)知識。產(chǎn)權檔案是非常寶貴的資料,這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。產(chǎn)權檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。收藏檔案的根本目的之一,就是要滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求。因此,正確認識和處理檔案利用和保護間的關系問題,加強和規(guī)范產(chǎn)權檔案管理,對于發(fā)揮產(chǎn)權檔案的作用和服務社會具有重要的意義。
　　
　　 2. 存在的問題
　　在產(chǎn)權檔案的管理工作中,由于我先縣產(chǎn)權檔案跨越的歷史時間長,不同的時期,對于產(chǎn)權檔案的管理要求不一樣,并存在一些普遍性問題。 (1)產(chǎn)權檔案的抗風險能力有待提高。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料,由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響,產(chǎn)權檔案的抗風險能力低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施,但是一旦遇到惡劣天氣、自然災害等不可抗力因素時,產(chǎn)權檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。 (2)我縣產(chǎn)權檔案具有明顯的時代特征,產(chǎn)權檔案質量良莠不齊。由于產(chǎn)權檔案跨越歷史時間長,不同的歷史時期,產(chǎn)權檔案存在很大的差別。隨著科學技術的創(chuàng)新和發(fā)展,人們對產(chǎn)權檔案的認識有很大的轉變。不同時期的檔案經(jīng)歷不同時代的管理人員之手,產(chǎn)權檔案具有明顯的時代特征。在影像技術和計算機信息技術普及之前,我縣的產(chǎn)權檔案主要是紙質檔案,且檔案中對于產(chǎn)權的描述過于簡單,基本只有產(chǎn)權的平面布置圖,產(chǎn)權周圍的情況描述較少。 (3)產(chǎn)權檔案載體單一。產(chǎn)權檔案除了常見的紙質材料以外,還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、以及在使用計算機進行產(chǎn)權管理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質檔案更容易遭到損壞。因此,特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。(4)產(chǎn)權檔案收集面狹窄。近年來,房地產(chǎn)作為我縣的主要產(chǎn)業(yè),越來越多地參與到各種經(jīng)濟活動中,例如舊城改造、房屋拆遷、房產(chǎn)買賣、交換、繼承抵押等,每當有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權的活動發(fā)生,都會產(chǎn)生相應的產(chǎn)權文件資料,除了登記檔案之外,還有他項權設立和撤消的檔案、產(chǎn)權注銷登記的檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等。因此,產(chǎn)權檔案的收集單靠接受登記部門移交是遠遠不夠的,檔案工作必須滲透到產(chǎn)權登記和相關工作的各個環(huán)節(jié)。 (5)對不符合要求的資料,難以及時糾正�！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權屬檔案材料進行驗收,不符合要求的,不予歸檔。”但實際上,由于資料歸檔是整個權屬管理工作流程中最后一個環(huán)節(jié),當一宗業(yè)務進行到歸檔環(huán)節(jié)時,各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢,房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了。即使檔案管理人員在驗收材料時發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不準確之處時,退還登記人員要求補齊新視角經(jīng)濟理論研究或者更正就非常困難。
　　
　　3. 對策研究
　　要解決我縣產(chǎn)權檔案管理中出現(xiàn)的問題,需要采取一些切實可行的對策。
　　(1)提高產(chǎn)權檔案的抗風險能力。隨著計算機技術的發(fā)展和普及,檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。檔案的電子化工作開展起來比較麻煩,一方面要對庫存檔案電子化,另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作,做這些工作,需要耗費大量的人力和物力,沒有政府的支持是不可能完成的。
　　(2)加強檔案工作人員隊伍建設,規(guī)范產(chǎn)權檔案管理的程序。檔案管理人員是檔案利用工作的主體,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質。隨著社會發(fā)展的日益加快,科學技術的是新月異,檔案業(yè)務也在不斷地更新和拓展,給檔案工作提出了更高的要求,對檔案管理人員的素質也提出了新的要求、新的標準。要嚴格產(chǎn)權登記各業(yè)務流程中資料移接交手續(xù),保證產(chǎn)權資料的齊全。產(chǎn)權檔案的歸檔,不僅僅局限于紙質檔案的歸檔,應該增加與產(chǎn)權檔案有關的音像資料歸檔。這些檔案資料還需要實現(xiàn)上網(wǎng),利用計算機技術進行管理。
　　(3)充分利用現(xiàn)代的科學技術,多方面收集產(chǎn)權檔案信息,提高產(chǎn)權檔案的服務功能。隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步,音像技術和計算機的普及,給產(chǎn)權的收集提供了有效的手段,對于產(chǎn)權檔案的質量提供了保障。產(chǎn)權檔案人員應該充分利用現(xiàn)有的音像技術,收集產(chǎn)權的音像資料,完善產(chǎn)權檔案的信息。計算機技術為整理、分析、保存、查閱和保護這些音像信息提供了方便。產(chǎn)權檔案中的音像信息,使產(chǎn)權更加直觀和形象,產(chǎn)權檔案的使用者對產(chǎn)權的基本情況更容易理解和接受。
　　(4)規(guī)范和簡化產(chǎn)權檔案的更正辦法。對于已經(jīng)歸檔的產(chǎn)權檔案進行更正時,如果要對原件重新辦理更正手續(xù),涉及的單位和部門較多,更正的程序繁瑣,給檔案信息的更正帶來了壓力和難度,因而導致產(chǎn)權檔案人員不愿意更正檔案中的錯誤信息,這給產(chǎn)權檔案的客觀性帶來了問題。實際上,只需通過增加附加更正表,在檔案備考表中說明更正原因及日期,并根據(jù)更正表更正微機中的信息。檔案人員在提供檔案服務時,應提醒調閱人注意備考中的提示,查閱檔案時參看更正信息。 (5)制定有效的規(guī)章制度,建立健全的檔案管理網(wǎng)絡機構,充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。日常的管理中應制定相當?shù)臋n案利用規(guī)章制度,如閱覽制度、外借制度、復制制度、保密銷毀度等。建立健全的檔案管理網(wǎng)絡機構,使產(chǎn)權檔案的電子化采用相同的標準,便于更好的發(fā)揮產(chǎn)權檔案的服務功能。發(fā)證窗口是產(chǎn)權人在房屋權屬登記部門進行產(chǎn)權登記的最后一站,一定要由業(yè)務熟練的工作人員把關,負責核實檔案資料,確保資料符合要求。
　　
　　4 .結論
　　產(chǎn)權檔案的管理是歷史的產(chǎn)物,是人們參與經(jīng)濟活動的憑證,產(chǎn)權檔案在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著重要的作用。產(chǎn)權檔案的管理存在一些問題,如何解決這些問題,需要研究切實可行的對策和采取有效的措施。在大力開展檔案利用工作的同時,需要制定有效的規(guī)章制度,采取有效的措施,確保檔案的完好無損,提高產(chǎn)權檔案的抗風險能力。隨著社會的發(fā)展和進步,產(chǎn)權檔案的管理必須與時俱進。必須用歷史和現(xiàn)實的眼光辨證的看待產(chǎn)權檔案管理中存在的問題,必須用創(chuàng)新的思維研究解決這些問題的對策。
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　�。ㄗ髡邌挝唬航�蘇省沛縣房產(chǎn)服務中心）

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