人事檔案信息化是指在人事檔案管理中運用信息技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式，對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)社會發(fā)展的要求，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，大力推進檔案信息化建設(shè)。
　　一、信息技術(shù)對人事檔案管理的作用
　　提高工作效率。人事管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗的重復(fù)勞動，但又是人事管理中不可或缺的基本事務(wù)，需要占據(jù)人事管理人員的大量時間。人事檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日�，嵥榈氖聞�(wù)中解脫出來。
　　實現(xiàn)檔案信息共享。傳統(tǒng)的人事檔案管理大多應(yīng)用了EXCEL和一些相對比較簡單的數(shù)據(jù)庫，有些雖然建立了具有一定應(yīng)用程序的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，但因各職能部門的信息在概念、范圍和內(nèi)涵上各不相同，導(dǎo)致檔案信息資源共享困難。人事管理信息化建設(shè)可以完整地記錄所有干部職工的人事信息，可以更清楚地理順人事管理工作的各項流程，使得人事信息、業(yè)績考核 薪酬管理等各項模塊有機地統(tǒng)一起來，從而保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性、完整性和實效性，實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。
　　促進檔案信息資源利用最大化。傳統(tǒng)的人事檔案信息大都是以紙質(zhì)為載體的實物資源，不僅不便于攜帶，更不利于傳遞。實現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源不再以實物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號和數(shù)字信號的形式出現(xiàn)，這就極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的人事管理軟件，還可以對現(xiàn)有人事信息資源進行分析整理，實現(xiàn)人事資源共享，為充分實現(xiàn)人事信息資源利用最大化提供可能。這樣，單位管理者能及時獲取更全面的檔案信息，得到更科學(xué)的依據(jù)，從而作出更合理的決策。
　　二、人事檔案信息化管理存在的主要問題
　　發(fā)展水平不均衡。目前，由于受傳統(tǒng)觀念的彩響，大多數(shù)對人事檔案的作用和功能在認(rèn)識上還存在一定的偏差，對其作為一種社會資源開發(fā)利用認(rèn)識不夠，這實際上也正是導(dǎo)致現(xiàn)代化技術(shù)運用和在這一領(lǐng)域得不到足夠重視的主要原因。由于各單位對人事檔案信息化建設(shè)工作重視的程度不一樣，投入的財力、物力及人力就有很大差別，所以就存在著人事檔案信息化發(fā)展水平不均衡的問題，使人事檔案在單位人事管理中無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。
　　基礎(chǔ)設(shè)施不配套。大多數(shù)單位的人事檔案是由組織、人事部門分管，為此經(jīng)常沒有專用經(jīng)費，即使有也很難做到專款專用。再加上檔案信息化需要以巨額資金投入為基礎(chǔ)，如果沒有資金作為啟動檔案信息化的前提條件，一切都無從談起。這筆資金對于多數(shù)單位來說負(fù)擔(dān)很重，由此造成檔案信息化所需的一些基礎(chǔ)設(shè)施不能配備齊全。然而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施又是檔案信息化建設(shè)過程中不可缺少的基本條件和基礎(chǔ)，這就給檔案信息化建設(shè)增加了一定難度。
　　缺乏系統(tǒng)、完整的理論和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系。在現(xiàn)階段，因為人事檔案信息化建設(shè)本身還處于探索與論證的階段，與真正的全面實施階段還有一定的距離，雖然檔案界與一些檔案事業(yè)機構(gòu)從各自的角度對檔案信息化的發(fā)展方向以及實施模塊提出一些方案，但由于我國在這一領(lǐng)域的研究只是在最近幾年才熱起來，因而多少顯得有點先天不足，適合中國國情的理論研究相對比較薄弱。同時，如何能讓傳統(tǒng)的檔案管理方法與信息化管理做到很好的銜接，就要求我們要有一套完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事人事檔案信息化建設(shè)的工作人員有一個政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，但這兩樣目前還都缺乏，這就阻礙了信息化建設(shè)的步伐。
　　檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏完整統(tǒng)一性。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是信息化的關(guān)鍵。目前，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還存在諸多問題。一是數(shù)據(jù)庫的檔案信息量少，數(shù)據(jù)不完整，不準(zhǔn)確，質(zhì)量低下，影響了檔案數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率。二是目前很多單位職稱評審是一個軟件，工資調(diào)整是一個軟件，人事檔案管理又是一個軟件，彼此不相兼容，數(shù)據(jù)庫通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，使信息化技術(shù)優(yōu)越性不能得到充分的顯示。三是檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)是一個動態(tài)的過程，但數(shù)據(jù)庫管理人員對檔案信息數(shù)據(jù)沒有及時修改補充，造成數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實情況等等。
　　三、推進人事檔案管理信息化的措施
　　營造檔案管理信息化的良好氛圍。為保障檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，解決信息化建設(shè)過程中存在的問題，應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)列入政務(wù)信息化建設(shè)規(guī)劃中來，鼓勵管理人員科技創(chuàng)新，促進檔案科技項目的實踐應(yīng)用人才培訓(xùn)機制的建立，也是保證人事檔案信息化建設(shè)不可缺少的條件。
　　研發(fā)適行的人事檔案管理軟件。沒有信息化的操作平臺，談?wù)摍n案信息化建設(shè)只是空想。因此對各類操作設(shè)備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是當(dāng)務(wù)之急。檔案信息化管理系統(tǒng)首先要符合人事檔案管理的實際需要，其次要具備代碼管理、格式管理、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)庫維護、信息維護、信息查詢、信息交換等功能。而在對干部人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)中，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是主要核心，它集合了組織部門管理工作所需的全部數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)庫的利用率，而且能夠消除重復(fù)數(shù)據(jù)收集，共享人才信息資源，實現(xiàn)多功能深層次的信息化服務(wù)。因此，一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，要能實現(xiàn)實用性和科學(xué)性的統(tǒng)一、技術(shù)安全性和管理安全性的統(tǒng)一、通用性和專用性統(tǒng)一。只有這樣，才能全面提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，增加人事檔案信息系統(tǒng)的可信度和利用率，加快檔案信息化建設(shè)步伐。
　　加強信息溝通，實現(xiàn)資源共享。干部人事檔案信息資源的開發(fā)利用，不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，其他有關(guān)部門也與之息息相關(guān)。要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強組織和人事等部門在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，保證干部檔案材料形成規(guī)范、收集齊全和歸檔及時。干部人事檔案信息資源進行開發(fā)和利用的核心任務(wù)是信息資源的建設(shè)，重點是人員信息數(shù)據(jù)庫的建立。因此，應(yīng)該組織需求人事信息的相關(guān)部門，集中人力、物力和財力，同心協(xié)力地建設(shè)好這個信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整、全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，實現(xiàn)資源的共享。
　　（作者單位：濰坊市濰城區(qū)檔案館）

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