摘 要：伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的良好發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用、推廣于各個(gè)領(lǐng)域中。為此，需要做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，從而加強(qiáng)人事檔案管理工作的質(zhì)量，提高人事工作效率，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求和要求。本次研究，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行概述，明確了人事檔案信息化建設(shè)中的不足，然后結(jié)合具體問(wèn)題進(jìn)行分析，構(gòu)建了相關(guān)完善的措施，現(xiàn)進(jìn)行具體闡述如下。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息；建設(shè)
　　1 做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作的意義
　　人事檔案，能夠直接反映出個(gè)人經(jīng)歷、思想、業(yè)務(wù)能力等情況。人事檔案的形式包括：自傳、履歷表和登記表，可明確一個(gè)人的經(jīng)歷、思想變化、家庭情況、經(jīng)濟(jì)狀況等信息。隨著時(shí)間的推移，人們?cè)诓煌瑫r(shí)期的表現(xiàn)可直接顯示出來(lái)，進(jìn)行政治、工作考核、考察。然后，予以獎(jiǎng)懲、科研成果方式記錄下來(lái)，展示出個(gè)人政治表現(xiàn)、工作能力，以及技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)等情況。合理運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠提高檔案管理工作的整體質(zhì)量、檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理的建設(shè)。
　　信息化人事檔案管理工作，即為管理中通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電子掃描儀、微縮復(fù)印設(shè)備、管理系統(tǒng)軟件等，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)等管理的方法。這種管理方法，不但能確保操作的簡(jiǎn)便、有效，同時(shí)能在較短的時(shí)間進(jìn)行查閱，對(duì)原檔案內(nèi)容加以有效保護(hù)。人事檔案信息化管理，可將靜態(tài)存放——?jiǎng)討B(tài)管理轉(zhuǎn)變，被動(dòng)服務(wù)——主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化，而這也是提高工作效率的主要原因。這時(shí)，管理理念的變化，使得紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，能夠?qū)⒐ぷ鞯哪Ｊ秸{(diào)整為數(shù)字化操作。人事檔案信息化管理過(guò)程中，檔案生成、檔案采集、檔案分檔，以及檔案儲(chǔ)存等，不同環(huán)節(jié)的工作均發(fā)生了較大的改變，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，能夠以專(zhuān)業(yè)化平臺(tái)方式，進(jìn)行數(shù)據(jù)入庫(kù)分類(lèi)處理工作，所以可切實(shí)提高了人事檔案部門(mén)的整體工作效率。人事檔案管理，可達(dá)到檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、全面等效果，盡可能降低直接查閱檔案造成的弊端，如減少查閱次數(shù)，查閱時(shí)間等，并且能避免檔案在查閱期間受到外界因素影響，出現(xiàn)磨損問(wèn)題。降低工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案資源接觸的同時(shí)，能避免發(fā)生人為因素所致的涂改、檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象，保證檔案內(nèi)容的安全、完整，使檔案信息能被有效開(kāi)發(fā)、合理運(yùn)用。
　　2 信息化人事檔案管理現(xiàn)狀分析
　　2.1 管理意識(shí)問(wèn)題
　　近年來(lái)，我國(guó)各單位對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，沒(méi)有從根本上轉(zhuǎn)變理念，大多數(shù)人認(rèn)為，人事檔案管理只是保管的事務(wù)性工作，人事檔案部門(mén)只需要保存好資料，“守好攤”，不丟失，不泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，人員擴(kuò)充和資金投入都是極少的，這就阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　2.2 管理方式問(wèn)題
　　以往，干部人事檔案工作多通過(guò)收集檔案、整理檔案、鑒定檔案、保管檔案，以及統(tǒng)計(jì)檔案、檢索檔案和利用檔案等處理，都是靠手工勞動(dòng)來(lái)完成，繁瑣而低效，其服務(wù)方式已經(jīng)無(wú)法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾�，F(xiàn)階段，人事檔案保存、使用，多通過(guò)以往的方式管理，反復(fù)查閱紙質(zhì)資料，無(wú)疑會(huì)對(duì)原始資料構(gòu)成不良影響。
　　2.3 信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)問(wèn)題
　　我國(guó)人事檔案信息化管理尚不成熟，這和缺乏具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，存在直接的關(guān)系，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)沒(méi)有系統(tǒng)管理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集無(wú)法達(dá)到全面、準(zhǔn)確的目的。與此同時(shí)，信息更新速度較慢，不能及時(shí)更新相關(guān)信息。在人員信息、檔案目錄編輯和檔案?jìng)鬟f等方面，可合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但是信息化的程度角度，所以不能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果，達(dá)到具體的要求。
　　2.4 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平問(wèn)題
　　目前，很多單位的人事檔案管理工作者，平均年齡較大，學(xué)歷偏低，對(duì)信息化建設(shè)中的技能要求普遍感到困難；工作內(nèi)容比較單一、乏味，不能吸引更多的年輕、專(zhuān)業(yè)型人才從事這一行業(yè)。需要注意的是，絕大多數(shù)工作人員能夠簡(jiǎn)單掌握計(jì)算機(jī)使用方面的知識(shí)，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)方面了解較少，這對(duì)于設(shè)計(jì)工作的開(kāi)展，會(huì)構(gòu)成嚴(yán)重的影響。以往，人事檔案管理工作，能夠通過(guò)手工操作完成收集、分類(lèi)和整理、裝訂、查閱等管理工作。當(dāng)前，人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程加快，企業(yè)方面需要吸引更多的專(zhuān)業(yè)型人才，從而更好的落實(shí)人事檔案管理工作。
　　3 人事檔案管理信息化建設(shè)的完善措施
　　3.1 構(gòu)建完善的管理機(jī)制，并做好管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作
　　合理使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠達(dá)到信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、檔案館信息管理的要求，于人事檔案工作整個(gè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案館、其他部門(mén)信息系統(tǒng)集成、共享的效果。利于促使人事檔案整個(gè)過(guò)程，達(dá)到業(yè)務(wù)自動(dòng)化的目的，對(duì)于人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化查詢、利用也非常有利，可借助這一系統(tǒng)的作用，提高人事檔案工作管理效率，確保檔案館可在人事檔案工作中，進(jìn)行持續(xù)完善。
　　筆者認(rèn)為，為做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，需要轉(zhuǎn)變以往的管理觀念，明確人事檔案管理工作實(shí)施是非常關(guān)鍵的，正確看待數(shù)字化管理工作。加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，從硬件、軟件、技術(shù)等方面予以支持，確保充足的信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)、系統(tǒng)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)，并且做好軟件、硬件設(shè)施的建設(shè)工作，以及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化研究工作、開(kāi)發(fā)工作。同時(shí)，應(yīng)制定系統(tǒng)、科學(xué)、合理的自檢機(jī)制，以科學(xué)規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保障系統(tǒng)安全的可靠運(yùn)行、為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事這項(xiàng)工作。構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制，以此培養(yǎng)出更多人事檔案管理型人才，掌握并合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識(shí)，構(gòu)建一支信息化團(tuán)隊(duì)。
　　3.2 構(gòu)建信息錄入機(jī)制
　　實(shí)行人事檔案管理信息建設(shè)前，根據(jù)單位具體狀況，核實(shí)檔案信息內(nèi)容，確保錄入系統(tǒng)資料的真實(shí)性、完整性。經(jīng)電子檔案管理、數(shù)字化管理，構(gòu)建干部職歷庫(kù)、工資情況庫(kù)，以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員科研成果庫(kù)及人事任免庫(kù)。完善檔案信息內(nèi)容，在第一時(shí)間做好干部基本情況、人事變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、年度考核，以及退休等數(shù)據(jù)更新工作，最大可能滿足人事檔案管理的要求。人事檔案，在收集工作、歸檔工作、整理工作、保管工作，以及運(yùn)用和轉(zhuǎn)出工作等，均利于促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行。這就要求檔案數(shù)據(jù)集中進(jìn)行存儲(chǔ)，為確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，需要在檔案工作之上，加以業(yè)務(wù)、信息自動(dòng)化處理。建議其他部門(mén)信息系統(tǒng)，實(shí)行系統(tǒng)集成，從而達(dá)到信息資源共享的效果。系統(tǒng)中人事檔案信息資源，涉及的內(nèi)容為：人事檔案案卷、卷內(nèi)文件目錄、電子全文等。系統(tǒng)設(shè)備資源主要由數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器等構(gòu)成，系統(tǒng)用戶需要進(jìn)行分權(quán)限設(shè)置。采用系統(tǒng)的用戶，均存在特定功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，而功能權(quán)限設(shè)置需要細(xì)化功能組件級(jí)，數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置應(yīng)該細(xì)化于目錄，做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份工作，能夠?qū)嵭胁婚g斷運(yùn)行。檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)按照物理歸檔的方式處理，和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持聯(lián)系，力求物理訪問(wèn)、存儲(chǔ)隔離。
　　3.3 做好人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享
　　以本單位內(nèi)部局域網(wǎng)（OA系統(tǒng)）屬于數(shù)據(jù)平臺(tái)的一種，能夠關(guān)注網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人事檔案管理信息化輔助軟件建設(shè)方面的內(nèi)容，可設(shè)置安全權(quán)限，確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的穩(wěn)定性、安全性。給各職能部門(mén)一定的管理權(quán)限，聯(lián)系其他部門(mén)數(shù)據(jù)，達(dá)到多方面計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的目的，然后構(gòu)建保密人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
　　建立協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行規(guī)范、約束，制定符合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的規(guī)劃，旨在對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化工作予以針對(duì)性指導(dǎo)，確保思想、行動(dòng)保持統(tǒng)一，開(kāi)發(fā)出更多質(zhì)量較佳的軟件，轉(zhuǎn)變以往管理的觀念，達(dá)到檔案信息資源共享的目的，信息互通。
　　3.4 定期組織工作人員進(jìn)行人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)
　　因?yàn)闄n案管理信息化文檔處理工作的要求較高，所以需要做好檔案保存工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員的要求，要求檔案管理人員具備檔案技術(shù)操作能力、人事管理能力，并且掌握計(jì)算機(jī)技能、計(jì)算機(jī)相關(guān)理論知識(shí)，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高工作人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前，我們有必要對(duì)人事檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，加大力度引進(jìn)和專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，構(gòu)建工作人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)制，結(jié)合工作人員的實(shí)際狀況，實(shí)行針對(duì)性培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，不斷更新工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其整體工作水平，發(fā)揮其在工作崗位的最大價(jià)值。要做好人事檔案管理信息化安全防護(hù)方面的工作，需要合理運(yùn)用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行管理，進(jìn)行檔案內(nèi)部局域網(wǎng)管理工作，禁止和外網(wǎng)鏈接，從而提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全。然后，應(yīng)予以網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)更多的重視，將入侵檢測(cè)系統(tǒng)配備于共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。第二，要建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，設(shè)置安全訪問(wèn)密碼，以此規(guī)避發(fā)生現(xiàn)信息平臺(tái)惡意破壞、攻擊狀況。及時(shí)更新、備份信息庫(kù)數(shù)據(jù)信息，如果受到攻擊可經(jīng)備份還原數(shù)據(jù)信息。最后，應(yīng)配備訪問(wèn)控制軟件系統(tǒng)，保障訪問(wèn)控制工作效率。經(jīng)上述措施進(jìn)行檔案信息庫(kù)管理、維護(hù)，提高檔案信息資源的安全性，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]向立文.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究[D].湘潭大學(xué)，2004.
　　[2]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.
　　[3]辛英姿.新時(shí)期對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2001（5）：88-89.

相關(guān)熱詞搜索：淺析 信息化建設(shè) 檔案管理 人事